Contoh kerjakursus induksi 2

Soalan 1 : 

Dato’Ali ialah seorang Ketua Setiausaha di salah sebuah Kementerian di mana beliau merupakan Pengawai Pengawal kepada Kementerian tersebut. Di antara tanggungjawab Dato’ Ali selaku Pengawai Pengawal ialah  mengawal perbelanjaan supaya buku vot di bawah kawalannya tidak dilampaui serta mengurus dengan sepatutnya wang awam yang dipungut, diterima atau dibelanjakan dan barang-barang awam yang diterima, disimpan atau dilupuskan di bawah kawalannya.

(a)          Jelaskan tindakan yang perlu diambil oleh Encik Ali sekiranya mendapati vot perbelanjaan di bawah kawalannya dilampaui.

(b)      Adakah lampauan (di soalan a) boleh dipertanggungkan. Beri alasan anda.

Jawapan:       

(a)                Tugas sebenar seorang Pengawai Pengawal ialah mengesahkan ketepatan Akaun Awam menurut kehendak Seksyen 15A(3) Akta Prosedur Kewangan 1957. Beliau juga hendak membuat penyesuaian Buku Vot dengan Laporan Terperinci Perbelanjaan Jabatan Akauntan Negara (AP53, 54, 95  & PP 3/1984 & PP 3/1987) dan juga mengesahkan Hasil Dipungut tepat pada waktunya dan direkod dengan betul dan segara (AP60 - 91, 138, 144 - 150 & SP ANM 8/86). 

Buku Vot yang dimaksudkan di sini merupakan satu rekod kewangan yang perlu diselenggara oleh agensi mengikut kehendak AP 95.  Buku ini juga merupakan satu sumber maklumat untuk menyediakan laporan berkenaan dengan perbelanjaan, tanggungan dan baki peruntukan.

Dalam kes ini, sekiranya Dato’ Ali selaku Ketua Setiausaha dan Pengawai Pengawal gagal berbuat demikian, iaitu Vot perbelanjaan di bawah kawalannya dilampaui, menurut AP 54, beliau dihendaki membuat satu laporan yang lengkap kepada Ketua Setiausaha perbendaharaan ataupun Pengawai Kewangan Negeri.

(b)   Untuk kes ini, terdapat satu pekeliling untuk menangani masalah penyelenggaran Buku Vot ini iaitu Pekeliling Perbendaharan 8/87. Dalam AP 54 menyatakan bahawa Pengawai Pengawal haruslah dipertanggungjawabkan atas kesalahan tersebut sehingga menunggu keputusan daripada Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pengawal Kerajaan Negeri. Jadi, Dato’ Ali dapat boleh dipertanggungkan menurut AP 54 ini.

Sekiranya Dato’ Ali didapati bersalah, beliau dapat dikenakan hukuman Surcaj di bawah Seksyen 18 Akta Acara Kewangan 1997 kerana kegagalan beliau mengata kewangan melalui surat pekeliling kewangan kementerian bil. 3/1997.  Surcaj yang dikenakan bergantung kepada budi bicara daripada Ketua Setiausaha perbendaharaan atau Pengawal Kerajaan Negeri dan bergantung juga kepada jumlah lampauan yang besar maka amaun surcaj dikenakan di bawah seksyen 20 iaitu pemotongan gaji atau pencen orang yang dikenakan caj. Bayaran yang dikenakan bergantung kepada jumlah pendapatan atau pencen.

 

Soalan 2: 

Huraikan bagaimanakah Dasar Pendidikan Negara dapat membantu mewujudkan perpaduan di kalangan rakyat berbilang kaum di Malaysia.

JAWAPAN:

Sebatang kayu dapat dipatahkan dengan  senang ,tetapi  beberapa batang kayu yang disatukan memang sukar dipatahkan. Analogi  ini menunjukkan betapa pentingnya perpaduan di kalangan rakyat lebih-lebih lagi di negara yang berbilang kaum seperti Malaysia. Menyedari hakikat ini, diguballah suatu Dasar Pendidikan Negara yang mantap menuju ke arah tersebut. Memang tidak dapat dinafikan strategi-strategi Dasar Pendidikan Negara  yang sedia ada menjurus kearah tersebut.

Bila kita melihat sepintas lalu sejarah Dasar Pendidikan Kebangsaan,ia digubal bagi menggantikan system penjajah Inggeris.Dasar Pendidikan Kebangsaan lahir melalui Penyata Razak 1956 dan dimaktubkan dalam Ordinan Pelajaran 1957. Ia disemak semula pada tahun 1960 dan lahirnya Penyata Rahman Talib [1960]. Penyata Rahman Talib kemudiannya dimaktubkan dalam Akta Pelajaran 1961. Pada tahun 1974 Jawatankuasa Kabinet ditubuhkan untuk mengkaji Dasar Pendidikan.

Sebelum saya teruskan  dengan kehendak soalan diatas wajarlah  kita melihat :-

 a]Falsafah Pendidikan Kebangsaan                                         b]Objektif

Falsafah pendidikan kebangsaan mengatakan:-

“Pendidikan di Malaysia adalah suatu usaha berterusan kearah memeperkembangkan lagi potensi individu secara menyeluruh dan bersepadu untuk  mewujudkan insan e yang seimbang dan harmonis dari segi intelek, rohani ,emosi dan jasmani berdasarkan kepercayaan dan kepatuhan kepada Tuhan. Usaha ini adalah bagi melahirkan rakyat Malaysia yang berilmu pengetahuan, berketerampilan ,berakhlak mulia ,bertanggungjawab dan berkeupayaan mencapai kesejahteraan diri serta memberi sumbangan terhadap kehormonian dan kemakmuran masyarakat dan Negara”

Manakala objektif Dasar Pendidikan Kebangsaan pula ialah seperti berikut:-

i]Memenuhi keperluan Negara dan menggalakkan perkembangan kebudayaan,sosial,ekonomi dan politik.

ii]Menyatupadukan kanak-kanak sekolah berbilang kaum dan menyediakan tenaga kerja.

iii]Melahirkan masyarakat yang bersatupadu,berdisiplin dan terlatih.

            Balik kepada kehendak soalan , berikut ialah langkah-langkah atau strategi dalam Dasar Pendidikan Negara untuk membantu mewujudkan perpaduan di kalangan rakyat berbilang kaum di Malaysia.

a] Falsafah Pendidikan Kebangsaan

b] Bahasa  Kebangsaan sebagai bahasa penghantar utama.

c] Kurikulum yang sama

d] Sistem peperiksaan yang sama

e] Menggalakkan aktiviti ko kurikulum

f] Mempertingkatkan pendidikan kerohanian,moral dan disiplin

g] Pendidikan  yang menyeluruh,seimbang dan bersepadu

h] Peluang pendidikan selama 9 tahun

i] Mendemokrasikan pendidikan

j]Menyediakan  Pendidikan Rendah KBSR dan Pendidikan Menengah KBSM

k] Memperluaskan Pendidikan Vokasional dan Teknik.

a] Falsafah Pendidikan Kebangsaan

Seperti yang dinyatakan di atas,Falsafah Pendidikan Kebangsaan menekankan kepada aspek “keseimbangan” keseluruhan seseorang individu dari segala segi.Ia diolah sedemikian rupa bertujuan menjurskan seseorang ke arah proses pembinaan dan perkembangan individu secara menyeluruh samada dari segi jasmani, emosi, rohani, intelektual dan sosial.Seseorang individu  yang mempunyai keseimbangan di atas secara tidak langsung akan mewujudkan rasa prihatin dan tolak ansur antara satu sama lain. seterusnya memberi  sumbangan kehormonian dan kemakmuran masyarakat dan negara. Secara ringkas,Falsafah Pendidikan Kebangsaan yang sedia ada sememangnya bermotifkan perpaduan di kalangan rakyat Malaysia yang berbilang kaum.

b] Bahasa Kebangsaan iaitu Bahasa Melayu sebagai bahasa penghantar utama.

Pada tahun 1970 Bahasa Malaysia telah menggantikan Bahasa Inggeris sebagai bahasa rasmi. Seperti kata pepatah “Satu Bahasa Satu Bangsa”,satu bahasa yang digunapakai oleh semua dapat mewujudkan perpaduan di kalangan rakyat yang berbagai bangsa dan kaum.Selain itu,sekolah-sekolah Cina dan Tamil diwajibkan menggunakan Bahasa Malaysia sebagai bahasa persuratan.Mata pelajaran Bahasa Melayu juga diwajibkan kepada semua sekolah.Ini secara tidak langsung dapat menyatupatukan rakyat Malaysia.

c] Kurikulum yang sama

            Di dalam kajian Sains spesis yang sama mewujudkan suatu populasi yang sama dan mempunyai hubungan yang erat.Apa yang nak dibuktikan di sini ialah,kesamaan merupakan asas atau jalan menuju  perpaduan.Dalam konteks pendidikan,sekolah merupakan agen sosial atau tempat penting untuk mendapatkan pengetahuan bagi pelajar.Pengetahuan dan pengalaman boleh membentuk peribadi pelajar bagi mewujudkan kerjasama dan perpaduan dalam masyarakat.Pelaksanaan kurikulum yang sama disamping menyelitkan unsur-unsur patriotisme telah diperkenalkan di semua sekolah misalnya mata pelajaran Bahasa  Melayu, Sejarah, Pendidikan Islam dan Moral. Selain itu unsur pendidikan kenegaraan juga telah diterapkan dalam semua subjek. Dasar pendidikan seumpama ini dapat memupuk semangat kebangsaan serta taat setia kepada Negara. Ini seterusnya  dapat membentuk sifat bertoleransi, berkerjasama dan saling memahami supaya dapat melahirkan sebuah masyarakat yang bersatu padu.Masyarakat yang bersatu padu amat diperlukan  untuk sesebuah Negara yang ingin maju lebih-lebih lagi Malaysia yang terdiri daripada rakyat majmuk.

d] Peperiksaan yang sama atau seragam

            Jika dilihat dari segi makna keseragaman ia membawa maksud yang sama seperti kesamaan.Peperiksaan yang seragam dapat “steer” atau mengemudikan  rakyat Malaysia menuju visi dan misi yang ditetapkan iaitu, perpaduan.Kerajaan memperkenalkan peperiksaan seragam bagi membentuk suatu identiti Malaysia.Penyesuaian dan penyeragaman sistem pendidikan dan peperiksaan diadakan beberapa kali. Pada tahun 1956 peperiksaan Sijil Rendah Pelajaran bagi pelajar tingkatan tiga diperkenalkan.Ia digantikan dengan Penilaian Menengah Rendah di kemudian tahun.Selain daripada PMR ,peperiksaan Sijil Pelajaran Malaysia dan Sijil Tinggi Pelajaran Malaysia,MLVK dan lain-lain ialah praktis penyeragaman yang bermotifkan perpaduan rakyat Malaysia.

e] Menggalakkan aktiviti ko-kurikulum

            Sukan  dan aktiviti ko-kurikulum  bersifat universal.Ia tidak melambangkan kaum,agama dan bangsa.Justeru itu,sukan dan aktiviti ko-kurikulum  merupakan alat yang paling berkesan untuk memupuk perpaduan di kalangan rakyat Malaysia.Aktiviti ko-kurikulum telah diwajibkan di semua sekolah supaya murid dapat melibatkan diri dalam pasukan beruniform, persatuan serta menyertai aktiviti sukan.Aktiviti ini diwujudkan bagi menyediakan pelajar ruang untuk bersosial dan membina jati diri.Selain itu,ia juga  bermatlamat untuk melahirkan generasi muda yang berdisiplin,bersatu padu dan bersemangat kebangsaan.Dengan kata lain,Dasar Pendidikan Kebangsaan digubal sedemikian seupaya perpaduan dapat dipupuk melalui mekanisme yang paling berkesan iaitu ko-kurikulum

f] Mempertingkatkan pendidikan kerohanian,moral dan disiplin

            Keperluan hidup bukan  sekadar keperluan fizikal malah keperluan “spiritual” kerohanian perlu dipenuhi.Peningkatan penekanan kepada aspek ini dalam Dasar Pendidikan Kebangsaan sememangnya kena pada tempatnya kerana  seseorang individu yang seimbang akan  bersifat konstruktif dan bukan distruktif.Perlu disebutkan disini benih perpaduan ialah sifat konstruktif seseorang individu.Di sini kita dapat melihat dengan jelas akan sebelum wujudnya perpaduan aspek fundamental seperti di atas perlu di penuhi. Dasar Pendidikan Kebangsaan yang sememangnya digubal  bagi mewujudkan perpaduan di kalangan rakyat Malaysia  tidak tersasar daripada objektif perpaduan melalui peningkatan  pendidikan kerohanian,moral dan disiplin.

g-k] Faktor-faktor sampingan

            Fakto-faktor sampingan  dari g-k di atas juga secara tidak langsung menyumbang sedikit sebanyak kearah perpaduan kaum di Malaysia.

            Sebagai kesimpulan, perpaduan merupakan tonggak keutuhan sesebuah negara,bangsa dan kaum..Perpaduan amat diperlukan untuk mewujudkan, mengekalkan keamanan dan kemakmuran sesebuah negara .Justeru itu,wajarlah aspek perpaduan kaum diberi penekanan tinggi dalam Dasar Pendidikan Kebangsaan

Soalan 3: 

Dasar Pembangunan Nasional bertujuan mengurangkan kadar kemiskinan di Negara ini.Jelaskan lima aktiviti yang telah dijalankan oleh kerajaan ke arah mencapai matlamat di atas.

JAWAPAN:

            Dasar Pembangunan Nasional[DPN] dilancarkan pada 17 / 6 /1991 sebagai kesinambuungan Dasar Ekonomi Baru[DEB]. DPN  memberi penekanan kepada strategi pembasmian kemiskinan. Dasar Pembangunan Nasional meletakkan beberapa strategi untuk memcapai misi dan visi yang ditetapkan. Matlamat Dasar Pembangunan Nasional ialah untuk membasmikan kemiskinan di kalangan penduduk pelbagai kaum dan mewujudkan negara Malaysia yang maju,aman dan makmur mengikut acuan sendiri sebagaimana yang digariskan dalam Wawasan 2020.

            Berikut ialah aktiviti-aktiviti  yang dijalankan oleh kerajaan ke arah mencapai matlamat:-

a] Mengurangkan  jurang perbezaan pendapatan antara kaum,antara kawasan bandar dan  luar bandar dan antara wilayah.

b] Memodenkan kehidupan di luar Bandar

c] Mewujudkan kumpulan perusahan dan perdaganan  bumiputra .

d]Mewujudkan peluang pekerjaan untuk semua golongan rakyat yang mengganggur.

e] Menambah daya pengeluaran dan pendapatan.

f] Memindahkan orang yang bekerja di sektor yang rendah daya pengeluarannya kepada sektor yang lebih lumayan  atau lebih produktif.

g]Mengadakan suasana pekerjaan yang mencerminkan komposisi kaum Malaysia.

h]Memperbaiki taraf dan kualiti hidup rakyat melalui pendidikan, latihan, kesihatan,  kemudahan-kemudahan infrastruktur dan lain-lain lagi

a]         Mengurangkan  jurang perbezaan pendapatan antara kaum,antara kawasan bandar dan  luar bandar dan antara wilayah.

            Salah satu strategi atau aktiviti  dalam Dasar Pembangunan Nasional ialah mengurangkan jurang pendapatan antara semua lapisan rakyat. Seperti kata Tun Mahatir ”Kek ekonomi yang besar membolehkan semua rakyat jelata dapat bahagiannya”.Secara langsung ini dapat mengurangkan  jurang pendapatan dan sekaligus  mencapai matlamat Dasar Pembangunan Nasional. Maka wajarlah,kerajaan merangsang dan merancakkan kegiatan ekonomi untuk membesarkan kek ekonomi terutamanya di kawasan luar bandar..

b]         Memindahkan orang yang bekerja di sektor yang rendah daya pengeluarannya kepada sektor yang lebih lumayan  atau lebih produktif.

            Latihan semula merupakan langkah kerajaan untuk menempatkan para lepasan SPM dan graduan untuk ditempatkan di sektor yang lebih produktif. Penubuhan  Institut Latihan Perindustrian[ILP], Sabah Skill Training Centre[SSTC] dan lain-lain badan latihan membolehkan orang yang bekerja di sektor yang rendah daya pengeluarannya kepada sektor yang lebih lumayan atau lebih produktif.

c]         Mewujudkan kumpulan perusahaan dan perdagangan  bumiputra .

            Dasar Pembangunan Nasional juga bermatlamat mewujudkan usahawan  bumiputra. Peristiwa 13hb.Mei banyak memberi pedoman kepada kerajaan akan pentingnya pengagihan kekayaan negara di kalangan  tiga kaum yang utama di Malaysia. Peristiwa tersebut merupakan titik tolak kepada banyak dasar kerajaan yang digubal di kemudian hari. Salah satu ialah Dasar Ekonomi Baru diikuti denga Dasar Pembangunan Nasional.Kaum Bumiputra yang ketinggalan dalam aspek ekonomi perlu dibantu  untuk sama-sama bergerak ke depan seiring dengan kaum-kaum lain.

d] Memperbaiki taraf dan kualiti hidup rakyat melalui pendidikan,latihan,kesihatan,kemudahan-kemudahan infrastruktur dan lain-lain lagi.

            Jurang  kemiskinan anatara kaum dapat dikurangkan dengan memeperbaiki taraf dan kualiti hidup rakyat melalui aktiviti-aktiviti di atas.”Miskin sifar “amatlah sukar dicapai kerana ia melibatkan sikap seseorang individu itu sendiri. Walau bagaimanapun  langkah-langkah kerajaan  seperti pendidikan,latihan,kesihatan,kemudahan-kemudahan dan lain-lain lagi meningkatkan taraf dan kualiti hidup rakyat yang berbilang kaum.Ia merupakan suatu pencapaian yang harus kita banggakan.Kemiskinan di kalangan kaum-kaum di Malaysia dapat dikurangkan melalui aktiviti-aktiviti yang dijalankan melalui Dasar Pembangunan Nasional .

e]         Mewujudkan peluang pekerjaan untuk semua golongan rakyat yang mengganggur

Mengikut teori Maslow[teori keperluan], keperluan asas untuk seseorang individu harus dipenuhi. Maka,wajarlah langkah kerajaan mewujudkan peluang pekerjaan untuk semua golongan rakyat yang menganggur.Keperluan asas seperti fisiologi dan fizikal  untuk golongan pengganggur harus dimakbulkan .Langkah-langkah memberi peluang pekerjaan kepada golongan pengganggur dapat mengatasi masalah kemiskinan.

Selain daripada lima aktiviti-aktiviti yang dijelaskan, terdapat juga langkah-langkah yang lain seperti  disebutkan diatas .Jelas sekali di sini  melalui Dasar Pembangunan Nasional kerjaan amat  bertanggungjawab  mengurangkan dan seterusnya membasmikan kemiskinan di kalangan rakyat Malaysia

Soalan 4: 

Kewujudan sesebuah organisasi turut dipengaruhi oleh persekitarannya. Di antara persekitaran yang wujud ialah persekitaran kerja, persekitaran masyarakat dan persekitaran dalaman. Terangkan apakah yang dimaksudkan dengan persekitaran kerja, persekitaran masyarakat dan persekitaran dalaman.

JAWAPAN:

            Terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi kewujudan sesebuah organisasi.Hal ini demikian kerana, organisasi boleh ditakrifkan sebagai satu kesatuan atau susunan yang terdiri daripada bahagian-bahagian di dalam sesuatu pertubuhan atau perkumpulan untuk tujuan tertentu atau kepentingan bersama (Kamus Dewan Edisi Ketiga, 2000: 948). Faktor persekitaran merupakan salah satu faktor yang amat penting peranannya. Di antara faktor persekitaran yang wujud dalam sesebuah organisasi ialah persekitaran kerja, persekitaran masyarakat dan persekitaran dalaman.

1. Persekitaran kerja

Persekitaran kerja bermaksud fenomena yang sedia wujud di tempat kerja atau organisasi. Dalam maksud yang lain, persekitaran kerja ini juga merujuk kepada persekitaran yang paling dekat dengan sesebuah organisasi. Iaitu merujuk kepada pihak-pihak yang terlibat seperti tuan punya atau pemilik organisasi, kerajaan, pelanggan, masyarakat dan pembekal. Aspek-aspek inilah yang akan menentukan sama ada berjaya atau sebaliknya sesebuah oraganisasi yang diwujudkan.

2. Persekitaran masyarakat

Persekitaran masyarakat merangkumi 4 faktor yang terbesar dalam kewujudan sesebuah organisasi, iaitu;

i)             Sosiobudaya

Sosiobudaya ini merangkumi cara ataupun corak pemikiran, nilai kepercayaan dan perilaku satu  unit masyarakat.

ii)            Tekanan politik dan perundangan

Tekanan politik dan perundangan pula merujuk kepada pengawalan, pengaruh dan tekanan yang dikenakan oleh politik dan perundangan.

iii)           Teknologi

Tahap teknologi yang dicapai dalam masyarakat sangat penting untuk menentukan kewujudan sesebuah organisasi. Walau bagaimanapun, pelaksanaan teknologi yang canggih ini tidak mungkin dapat digunakan sekiranya masyarakat atau tempat itu tidak mempunyai kemudahan asas seperti elektrik, sekolah, hospital dan sebagainya.

iv)           Ekonomi

Prestasi yang wujud dari aspek ekonomi boleh membawa keuntungan kepada masyarakat.

3. Persekitaran dalaman

Persekitaran dalam merujuk kepada proses kerja. Proses kerja ini termasuklah proses pengumpulan maklumat dan cara berkomunikasi, proses mendapatkan sumber, cara membuat keputusan, proses penukaran input kepada output dan penggembelengan antara faktor-faktor pengeluaran output organisasi.

Soalan 5 :

Sepertimana yang dinyatakan dalam Perintah Am Bab ‘C’ jelaskan maksud perkara-perkara berikut:

a)    Cuti

b)    Cuti sakit

c)    Sijil sakit

JAWAPAN:

a)    Cuti

Cuti ialah sebarang tempoh pegawai dibenarkan meninggalkan tugas tanpa dianggap terputus perkhidmatan atau berhenti kerja. Menurut Perintah Am Bab ‘C’, cuti juga didefinisikan sebagai satu kemudahan yang membolehkan seseorang pegawai dibenarkan meninggalkan tugasnya dengan;

i)             tidak putus perkhidmatan.

ii)            tidak berhenti kerja.

iii)           ditolak tempoh perkhidmatannya jika cuti tanpa gaji.

iv)           memberi kesan ke atas kelayakkan gaji serta kemudahan lain.

b)   Cuti sakit

Cuti sakit pula merupakan cuti bergaji penuh yang diberi kerana sebab-sebab perubatan dan dengan mengemukakan sijil sakit dari seorang Pegawai Perubatan Kerajaan atau doktor yang diterima. Diberi bagi sakit atau kecederaan yang ada harapan untuk sembuh.

Menurut Perintah Am Bab C: 17

(a)  Seseorang Ketua Jabatan boleh meluluskan cuti sakit tidak melebihi 90 hari pada satu- satu masa atau 90 hari dalam satu-satu tahun (Januari hingga Disember). Sebarang cuti yang diperlukan lebih daripada ini hendaklah oleh Kuasa Tertentu yang boleh memberi tidak lebih daripada 90 hari lagi cuti sakit.

(b)  Sekiranya pegawai itu masih disahkan tidak sihat setelah menghabiskan cuti-cuti di (a) maka Ketua Jabatannya boleh memberi dia apa-apa cuti rehat yang masih ada lagi untuknya.

(c)  Adalah menjadi syarat bahawa semua cuti sakit hendaklah dihabiskan di hospital atau di rumah pegawai melainkan jikalau ditetapkan oleh seseorang pegawai perubatan sebaliknya.

(d)  Seseorang pegawai yang telah diberi semua cuti-cuti di (a) dan (b), tidaklah boleh diberi sebarang cuti lagi sehingga telah diperiksa oleh sebuah Lembaga Perubatan.

Menurut Perintah Am Bab C: 18

Seseorang pegawai yang telah mengambil cuti sakit berjumlah 45 hari atau lebih dalam tiap-tiap tahun bagi masa 3 tahun yang berturut-turut boleh dikehendaki oleh Ketua Jabatannya untuk diperiksa oleh Lembaga Perubatan, tidak kira sama ada dirinya sakit atau tidak.

Menurut Perintah Am Bab C: 19

Seseorang pegawai yang jatuh sakit semasa rehat di Malaysia akan berkelayakan mendapat cuti sakit selama mana yang diakui oleh Pegawai Perubatan sebagai tidak sihat untuk bertugas. Sebarang baki cuti rehat yang belum dihabiskannya itu boleh disambungnya selepas cuti sakit atau dengan syarat bahawa dia boleh dipanggil bertugas jika ini diperlukan oleh Ketua Jabatannya.

Menurut Perintah Am Bab C: 20

(a)  Seseorang pegawai yang jatuh sakit semasa bercuti rehat di Malaysia tidak layak mendapat cuti sakit. Tetapi sekiranya dia jatuh sakit pada tarikh yang ia patut balik ke Malaysia atau sakitnya berlanjutan hingga ke tarikh tersebut, dia boleh diberi cuti sakit dari tarikh ia patut balik itu hingga ke tarikh ia memegang jawatan semula dengan syarat peraturan-peraturan di Perintah Am Bab C 20(b) dipatuhi sepenuhnya.

(b) Syarat-syarat pemberian cuti sakit di (a) ialah:

(i)  pegawai itu dimasukkan ke hospital.

(ii) permohonannya disokong oleh satu sijil atau sijil-sijil dari  seorang pegawai perubatan Kerajaan Negeri yang berkenaan mengatakan jenis sakit dan tarikh ia masuk hospital dan tarikh dijangka ia akan keluar hospital.

          (iii) ia mengambil peluang balik ke Malaysia seelok-elok sahaja dia sakit.

           Untuk tujuan Perintah Am ini, seseorang pegawai ini dianggap tidak

sihat untuk membuat perjalanan jauh dalam masa 7 hari selepas                            dikeluarkan dari hospital.

(b)  Peraturan-peraturan di (b) tidak boleh dikendurkan dan cuti sakit lanjutan  di bawah Perintah Am 22 (a) tidak boleh diberi melainkan dengan persetujuan Kuasa Tertentu mengikut kes tiap-tiap hal itu. Jika kuasa tertentu meluluskan cuti sakit lanjutan tanpa gaji kepada seseorang pegawai yang ssedang bercuti di luar Malaysia maka elaun bantuan seperti di Perintah Am 22 (b) tidak boleh dibayar kepadanya.

Menurut Perintah Am Bab C: 21

(a)  Seseorang pegawai yang jatuh sakit semasa bercuti separuh gaji atau tanpa gaji di Malaysia ataupun di luar Malaysia tidak akan berkelayakan mendapat cuti sakit.

(b)  Tetapi sekiranya dia bercuti di luar Malaysia dan oleh kerana telah jatuh sakit itu dia tidak dapat balik ke Malaysia pada tarikh yang ia patut balik, maka ia boleh diberi cuti sakit selepas tamatnya cuti separuh gaji atau tanpa gaji itu dengan syarat peraturan-peraturan di bawah Perintah Am 20 (b) dipatuhi.

c) Sijil sakit

Sijil sakit atau Medical Certificate (MC) bermaksud sijil akuan sakit yang dikeluarkan oleh seserang pegawai perubatan kerajaan atau oleh sebuah Lembaga Perubatan (Perintah Am Bab F) atau oleh seorang ahli Panel Doktor yang diluluskan oleh Kerajaan. Dalam Perintah Am Bab C: 15, sijil sakit diberikan kepada seseorang pegawai bertujuan untuk mengesahkan pegawai itu tidak sihat untuk menjalankan tugasnya. Pihak yang boleh mengesahkan sijil ini ialah pegawai perubatan, lembaga perubatan, ahli panel doktor dan doktor swasta. Cuti  sakit swasta yang diberikan itu tidak melebihi 2 hari yang beturut-turut sahaja, jika lebih perlu pengesahan pegawai perubatan dengan lebih lanjut. Jumlah cuti sakit yang diberikan oleh Ketua Jabatan atas sijil-sijil sedemikian tidak melebihi 15 hari dalam setahun jika swasta.

Soalan 6: 

Jelaskan maksud  “ Pembelian Runcit “ dan apakah kesalahan yang sering dilakukan oleh Ketua Jabatan dalam proses pembelian tersebut ?

Jawapan :

Pembelian Runcit merupakan satu kaedah perolehan atau pembelian dalam agensi kerajaan .Pembelian Runcit bermaksud  pembelian yang  digunakan untuk membeli barang-barang yang berada diluar kontrak pusat yang melibatkan perbelanjaan tahuan yang tidak melebihi RM 10,000.00.

Barang-barang yang dibenarkan untuk dibeli secara pembelian runcit meliputi barang-barang pengenap seperti cawan & piring  ,tiub, tayar, barang-barang atau peralatan pengganti seperti alat tulis,barang-barang padanan seperti perisian untuk computer, soket untuk lampu dan barang-barang dari kilang yang sama seperti barang-barang plastik.

Dalam proses pembelian runcit , ketua jabatan akan membuat pesanan terus kepada mana-mana pembekal yang dipilih . Namun jika  bekalan barang-barang yang dipesan  berharga melebihi  RM 1,000 untuk satu jenis barang untuk kegunaan setahun , atau perkhidmatan untuk satu jenis barang melebihi RM 5,000 setahun, ketua jabatan hendaklah membuat pesanan daripada pembekal yang berdaftar dengan Perbendaharaan .

Terdapat kesalahan yang sering dilakukan oleh Ketua Jabatan dalam proses pembelian secara runcit. Antaranya kesalahan-kesalahan yang dikenalpasti ialah memecah kecilkan  jumlah pembelian dalam setahun, menyalahtafsirkan pengkelasan jenis denda dan membeli secara berasingan sama ada sengaja atau tidak sengaja atau membeli dari pembekal yang tidak berdaftar dengan perbendaharaan. Implikasi daripada kesalahan-kesalahan yang dilakukan akan menyebabkan ketua jabatan boleh dikenakan tindakan ‘surcaj’ . 

Soalan 7: 

Huraikan pengertian etika kerja berikut dalam konteks pengurusan sebuah organisasi.

a)      Akauntabiliti

Akauntabiliti merupakan salah satu nilai yang penting bagi seorang kakitangan kerajaan dalam perkhidmatan awam. Dari konteks pengurusan organisasi akauntabiliti bermakna tanggungjawab seseorang terhadap tugas-tugas yang diserahkan dan perlu dilaksanakan bagi memastikan matlamat serta objektif tugas-tugas tersebut dicapai. Tugas-tugas tersebut pula seharusnya dijalankan mengikut prosuder, arahan dan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan.

Selain daripada itu juga, adalah menjadi satu kewajipan dan tanggungjawab dalam perkhidmatan awam untuk menjalankan tugas secara cekap dan berkesan bagi memudahkan kelancaran kerja yang dilakukan terlaksana dengan baik dan sempurna. Contohnya kewibawaan penjawat awam dalam hal-hal pengurusan kewangan, patuh kepada undang-undang dan peraturan serta kemahiran menguruskan dan melaksanakan kerja bagi mencapai keberkesanan pengurusan.

      Integriti

Sering dihubungkaitkan dengan nilai-nilai amanah, jujur, kebolehpercayaan dan

sentiasa memelihara integriti ialah satu nilai yang perlu ada pada setiap penjawat awam. Integriri mempunyai kaitan dengan nilai amanah, jujur, boleh dipercayai dan sentiasa mengambil berat kepentingan awam tanpa mengambil peluang untuk kepentingan sendiri. Dalam konteks pengurusan sebuah organisasi, sebarang kerja yang dilakukan hendaklah dengan penuh ketulusan dan menggunakan kuasa dengan adil dan saksama. Sebagai contoh, penjawat awam sama ada di peringkat atasan atau bawahan perlulah menjauhi amalan rasuah.

Profesionalisme

Profesionalisme merujuk kepada setiap anggota harus mempunyai ilmu pengetahuan yang tinggi dan kemahiran yang mencukupi untuk menjalankan tugas-tugas dan tanggungjawab yang telah diamanahkan kepada mereka. Perkhidmatan yang lebih cekap dan berkesan akan dapat dihasilkan jika masalah yang dibangkitkan dapat diselesaikan secara profesionalisme. Oleh itu, setiap anggota haruslah sentiasa berusaha meningkatkan kebolehan dan kemahiran sedia ada untuk menambah mutu perkhidmatan

SOALAN 2 lum edit

Nyatakan dua prinsip asas yang digunakan dalam Sistem Belanjawan diubahsuai dan apakah matlamat yang hendak dicapai dengan terlaksananya sistem ini?

JAWAPAN:

Perkatan belanjawan merujuk kepada satu pernyataan ‘hasil dan perbelanjaan’ bagi masa hadapan yang digunakan sebagai alat perancangan dan pengurusan sumber-sumber ekonomi Negara untuk memenuhi keperluan rakyat.  System Belanjawan Program dan Prestasi (SBPP) mula di perkenalkan di Malaysia pada tahun 1968 sehingga 1994.  system ini diperkenalkan kerana kerajaan mendapati system belanjawan yang diamalkan pada masa itu tidak sesuai lagi kerana ia tidak dapat memberi maklumat yang cukup untuk membantu kerajaan membuat keputusan yang berkesan mengenai rancangan-rancangan pembangunannya.

Walau bagaimanapun, perlaksanaan system Belanjawan Program dan Prestasi (SBPP) tersebut tidak mencapai kemajuan yang memuaskan.  Oleh yang demikian kerajaan telah mengambil tindakan untuk mengkaji semula perlaksanaan SBPP supaya lebih berkesan.  Berasaskan beberapa factor maka system belanjawan diubahsuai pada tahun 1995 atau dikenali beberapa factor belanjawan diubahsuai (Modified Budgeting System) ia bukan merupakan satu system belanjawan yang baru kerana ia masih lagi berasaskan SBPP.  Perubahan yang dibuat hanyalah keatas proses penyediaan belanja mengurus sahaja.  Pemikiran pengurusan baru yang diketengahkan menekankan konsep “Let the manager’s manage.”  Yang memberi kebebasan yang lebih luas kepada pegawai-pegawai perlaksana dan peringkat bawahan ( line managers ) untuk mengambil bahagian dalam proses membuat keputusan terutama jika ia berkaitan dengan program atau aktiviti dibawah seliaan penguras tersebut.

DUA PRINSIP ASAS SISTEM BELANJAWAN DIUBAHSUAI (modified Budgeting system –MBS)

1.      ‘let manager’s manage’.  Dimana kuasa membuat keputusan perlulah diberikan seberapa praktikal yang boleh kepada peringkat bawahan.

2.      kuasa membuat keputusan perlulah bersesuaian dengan prinsip akauntibiliti.

MATLAMAT SISTEM BELANJAWAN DIUBAHSUAI (MBS)

Dengan system belanjawan (MBS) merupakan system pengurusan yang menitikberatkan antara input….output…..Impak.  dengan terlaksananya system ini maka diharapkan bahawa beberapa matlamat dapat dicapai iaitu:

Agensi pusat tidak perlu lagi mengawas secara terperinci perbelanjaan agensi perlaksana.  Sebaliknya mereka boleh memberi tumpuan kepada perancangan dan pengukuhan prestasi agensi tersebut. 

1. agensi perlaksana mempunyai kuasa lebih untuk mengurus program atau aktiviti mereka.  Oleh itu kelewatan melaksanakan sesuatu program atau aktiviti dapat dielakkan.
2. agensi perlaksana mempunyai kebebasan untuk mengambil tindakan sesuai dan segera bagi melaksanakan program atau aktiviti mereka.  Ini adalah berasaskan kepada konsep “let manager’s manage” yang diberi kuasa lebih luas kepada pengurusan peringkat bawahan yang melaksanakan program untuk membuat keputusan berkaitan dengan program.
3. kelonggaran kawalan terperinci ke atas perbelanjaan yang diberikan oleh agensi pusat kepada agensi pelaksana diturunkan sejauhmana yang boleh kepada pengurusan peringkat bawahan mempunyai lebih fleksibiliti untuk melaksanakan tugas mereka.

KESIMPULAN:

Dapatlah dirumuskan bahawa sterategi atau langkah yang dilaksanakan iaitu system MBS telah dapat memudahkan dan meningkatkan akauntibiliti para pengurus.  System itu untuk mencapai perbelanjaan seimbang (balanced budget) dan seerusnya membantu memperteguhkan lagi ekonomi Negara melalui agihan sumber yang lebih baik dan teratur.

Soalan 8: 

Nyatakan aspek-aspek penting yang perlu diberi perhatian di dalam pengurusan tenaga manusia untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan staf kaunter.

Jawapan:                  :

            Dalam satu organisasi, pengurusan tenaga adalah sangat penting dalam meningkatkan kualiti perkhidmatan contohnya perkhidmatan kaunter.  Antara aspek-aspek yang penting adalah seperti berikut:

a.     Aspek yang pertama ialah mengadakan program latihan yang terancang supaya melahirkan tenaga manusia yang berkualiti,berkemahiran dan berprofesional dalam sesuatu tugas yang diberikannya sebelum penempatan.  Contohnya, perkhidmatan staf kaunter yang baik dapat meninggal satu imej yang baik kepada para pelanggan dan seterusnya dapat meninggikan nama oranganisasi tersebut dan seterusnya meninggikan produktiviti.

b.     Selain itu, program motivasi perlu juga diberikan kepada para staf kaunter untuk menaikkan semangat mereka dalam melakukan tugasannya. Melalui program motivasi ini juga dapat mendorong mereka mewujudkan satu sistem komunikasi yang berkesan di antara staf dengan pihak pengurusan untuk membincangkan masalah-masalah yang dihadapi dan setusnya mencari jalan penyelesaian yang sewajarnya. Dengan demikian, secara langsung dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan staf kaunter.

c.     Memperkenalkan sistem pengiktirafan untuk menaikan semangat bekerja.  Pengiktirafan ini boleh dalam bentuk hadiah, surat pujian, kemudahan reaksi dan sebagainya sebagai tanda penghargaan kepada pengawai atau staf yang telah berkhidmat dengan cemerlang.

d.     Aspek yang yang seterusnya ialah memastikan bilangan staf yang mencukupi dengan beban kerja.  Aspek ini dapat memastikan seorang staf kaunter tidak diberikan kerja yang lebihan dan seterusnya menimbulkan rasa tidak senang hati kepada pengurus.

e.     Sistem giliran kerja perlu diadakan bagi membolehkan pengawai dan staf mendapat pendedahan yang secukupnya mengenai semua bidang tugas jabatan atau pejabat untuk meningkatkan keupayaan mereka.

f.      Penetepan Standard prestasi untuk staf kaunter ini perlu ditetapkan supaya dapat meingkatkan perkhidmatan staf kaunter.

Soalan 9: 

Faktor dorongan adalah merupakan faktor yang mempengaruhi kecekapan dan mutu perkhidmatan awam. Huraikan tiga faktor galakan dan tiga faktor penyelenggaaran sebagaimana yang dimaksudkan di bawah faktor dorongan tersebut.

JAWAPAN:

Faktor dorongan merupakan faktor yang mempengaruhi kecekapan dan mutu dalam perkhidmatan awam. Berikut adalah tiga faktor galakan yang mempengaruhi kecekapan dan mutu perkhidmatan awam.

a)   Pengiktirafan

         Pegawai-pegawai yang telah memberi perkhidmatan yang cemerlang boleh diberi penghargaan dalam bentuk pangkat, sijil kepujian, cenderamata dan perkembangan untuk kursus-kursus. Secara tidak langsung pengiktirafan ini dapat memberi galakan dan dorongan kepada penjawat awam untuk melipatgandakan sumbangan mereka kepada perkhidmatan awam. Contoh pengiktirafan iaitu melalui Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) dan Hari Kualiti.

b)  Tanggungjawab

         Seseorang pegawai awam hendaklah melaksanakan tanggugjawab dengan penuh dedikasi, serta memahami segala implikasi daripada sebarang tindakannya di samping  sanggup menerima padah atau pun pujian daripada perbuatannya itu.

 c)     Kemajuan Kerjaya

                Seseorang penjawat awam haruslah sentiasa mempunyai keinginan atau azam untuk meningkatkan mutu perkhidmatannya. Ianya bertujuan menggalakan tiap-tiap kakitangan kerajaan mempunyai hasrat berpuas hati dengan apa yang telah dihajati olehnya berkenaan dengan perkhidmatannya setakat ini. Seseorang pegawai juga digalakan supaya sentiasa berusaha untuk memikirkan cara-cara baru untuk melaksanakan kerjayanya untuk faedah rakyat dan negara. Dengan ini, matlamat-matlamat yang telah ditentukan dalam perkhidmatan dapat dicapai dalam jangkamasa yang dijadualkan.

Berikut pula tiga faktor-faktor penyelenggaraan yang mempengaruhi kecekapan dan mutu perkhidmatan awam.

a) Upah

    Upah adalah ganjaran yang akan diberikan kepada seseorang pekerja selepas pekerja tersebut menyelesaikan sesuatu tugasan ataupun kerja. Pada masa ini, upah atau gaji sesorang perkhidmatan awam diukur berdasarkan kelulusan akademik. Semakin tinggi taraf pendidikan atau akademik seseorang, semakin tinggi upah diberikan sebagai ganjaran. Dan semakin tinggi upah yang diberikan semakin besarlah tanggungjawab yang wajib dilaksanakan oleh pekerja tersebut. Pelaksanaan tugas yang seiring dengan upah dapat meningkatkan kecekapan dan mutu perkhidmatan. Walau bagaimanapun, penyelenggaraan berlaku kerana perubahan taraf pendidikan, pertambahan tanggungjawab, kenaikan pangkat, kerja lebih mesra dan banyak lagi bagi meningkatkan mutu perkhidmatan.

b) Keadaan Pejabat                    

     Keadaan pejabat yang tidak selesa, contohnya, tidak ceria, kotor, suram ,tidak teratur, berbau busuk, dan berselerak, memerlukan penyelenggaraan agar kecekapan dan mutu perkhidmatan awam berada di tahap cemerlang. Ini disebabkan pejabat merupakan tempat seseorang penjawat awam menghabiskan sebahagian besar kerjayanya, agar kualiti kerja sentiasa berada di tahap memuaskan hati pelanggan. Oleh yang demikian keadaan pejabat hendaklah sentiasa bersih, kemas dan selesa. Secara tidak langsung keadaan ini memberikan identiti dan imej yang baik bagi sesebuah jabatan.

c)  Komunikasi Dua Hala

      Sesebuah organisasi lazimnya mempunyai ketua jabatan dan pekerja untuk melahirkan pekerja yang cekap dan bermutu. Penyelenggaran perlulah dilakukan agar wujud komunikasi dua hala antara pekerja dan ketuanya. Keadaan ini amat penting agar keperluan kedua-dua belah pihak dapat dipenuhi. Secara tidak langsung situasi bertolak ansur dan bertolerasi dapat menyatupadukan lagi sesebuah organisasi. Jika kesepaduan wujud, maka lahirlah warga kerja yang cemerlang, gemilang dan berkualiti.

Soalan 10 : 

Pendekatan-pendekatan berikut boleh meningkatkan keberkesanan kepimpinan dalam sesebuah organisasi. Huraikan 3 daripada pendekatan di bawah.

a.     Latihan kepimpinan

b.    Penerapan nilai-nilai murni kepimpinan

c.     Perubahan sikap dan nilai

d.    Pengalaman dan pusingan kerja.

 

Jawapan:

             Menurut Knntz dan Donnel, kepimpinan secara amnya adalah semata-mata bermakna pengaruh; satu seni atau proses mempengaruhi orang supaya mereka dapat berusaha secara sukarela ke arah pencapaian matlamat bersama.

             Manakala menurut Hollander pula, kepimpinan adalah satu proses pengaruh mempengaruhi antara pemimpin dengan pengikut. Walaupun peminpin mempunyai kuasa tetapi kekuatan pengaruh lebih bergantung kepada pujukan dan paksaan. Proses ini selalunya melibatkan pertalian pengaruh yang bersifat dua arah dan tujuan utama adalah untuk mencapai matlamat bersama. Jadi kepimpinan bukan hanya bertanggungjawab pemimpin, tetapi memerlukan segala kerjasama daripada pengikut pengikutnya.

             Gulmer pula mengeluarkan pendapat beliau bahawa kepimpinan melibatkan kedua-dua keupayaan atau kekuatan untuk menyakinkan orang lain bekerja keras ke arah sesuatu matlamat, atau kemahiran atau kebolehan untuk membantu mereka mencapainya.

             Secara amnya, dalam sesebuah organisasi, pemimpin memainkan peranan yang sangat penting dalam penentuan kerjayaan, kualiti organisasi tersebut. Antara pendekatan-pendekatan seperti yang dijelaskan di bawah dapat meningkatkan keberkesanan kepimpinan dalam sesebuah organisasi;

a.     Latihan kepimpinan.

Setiap individu yang baru menganggotai sebuah jabatan perlu diberikan latihan atau kursus orientasi yang berkaitan supaya individu tersebut dapat memahami peranan dan tanggungjawabnya dalam jabatan tersebut. Selain itu, latihan kerohanian perlu diberi penekanan dan diadakan dari masa ke semasa.

b.    Penerapan nilai-nilai murni kepimpinan

Nilai-nilai perlulah diterapkan kepada seseorang pemimpin supaya individu tersebut dapat menjalankan tanggungjawapnya dengan baik sekali. Nilai-nilai murni ini boleh diterapkan daripada ajaran agama masing-masing, contohnya agama Islam, Chistian dan Buddha yang selalunya mengajar seseorang itu menjadi insan yang murni.

      Dengan memiliki nilai-nilai murni ini, seseorang pemimpin ini dapat selalunya dihormati oleh orang-orang bawahannya dan seterusnya dapat membentuk satu suasana kerja yang baik.  Dengan demikian, organisasi tersebut dapat dijalankan dengan lancar dan mengingkatkan produktivitinya.

c.     Perubahan sikap dan nilai

Perubahan sikap dan nilai dapat dilakukan oleh seseorang pemimpim dengan melalui latihan kederian (sensitivity training).  Melalui latihan ini, seseorang pemimpin tersebut dapat diberi peluang untuk mengenal diri sendiri dan memberi peluang kepada orang lain untuk mengenalpasti kekuatan dan kelemhan dirinya sebagai pemimpin.

d.    Pengalaman dan pusingan kerja

Pengalaman sangat penting dalam menjalankan sesuatu tugas.  Pengalaman ini dapat dipertambahakan dengan melakukan sistem pusingan kerja.  Melalui sistem ini, para pekerja diberi peluang yang luas untuk memegang sesuatu jawatan tertentu yang lebih mencabar. Penglibatan mereka dalam pelbagai tanggungjawab dapat mengingkatkan mutu kerja. 

Soalan 11 : 

Proses Kerja yang terdapat di dalam Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ialah rangkaian tindakan yang perlu di ambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Jelaskan kebaikan-kebaikan yang boleh diperolehi daripadanya.

JAWAPAN

Manual Prosedur Kerja (MPK) adalah dokumen rujukan bagi peringkat jabatan atau pejabat. Ia mengandungi prosedur kerja yang terperinci serta penentuan tanggungjawab yang jelas. Tujuan utama MPK adalah untuk membantu ketua-ketua jabatan melaksanakan tugas dengan bersistem.

Fail Meja (FM) pula merupakan dokumen rujukan bagi peringkat individu atau jawatan. Ia mengandungi perincian mengenai peranan yang perlu dilaksanakan serta mempunyai garis panduan yang lengkap bagi menjalankan kerja.

Ringkasnya MPK dan FM adalah alat pengurusan yang dapat menyumbang kepada peningkatan kecekapan serta keberkesanan sesebuah jabatan ataupun pejabat.

Panduan proses kerja dalam MPK dan FM telah memperincikan apa, siapa dan bagaimana sesuatu system dalam organisasi berfungsi. Melaluinya, tindakan kerja dapat dibaut dengan kemas, teratur dan bersistem.

Antara kebaikan-kebaikan yang boleh diperolehi daripada proses kerja MPK dan FM adalah;

1.         Dapat mengelakkan sesuatu kesilapan operasi dan perundangan ketika menjalankan tugas dan tanggungjawab

Dalam MPK dan FM arah tuju dan perlaksanaan tugas dan tanggungjawab seorang pegawai sangat jelas dari segi peranan, posisi dan kuasanya dalam melaksanakan tugas. Ini bermakna pegawai akan sentiasa berada dalam landasan yang betul kerana terpimpin oleh proses kerja yang tersusun rapi. Justeru itu, kes-kes kesilapan operasi dan perundangan dapat dielakkan.

2.         Dapat menjimatkan masa latihan/ bimbingan bagi pegawai baru.

MPK dan FM bertindak sebagai alat latihan bagi pegawai yang baru bertugas/ pegawai yang mengganti tugas. Ini akan memudahkan mereka dengan hanya merujuk kepada MPK dan FM. Dengan ini, pegawai berkenaan tidak perlu mengambil masa untuk dilatih/ dibimbing.

3          Dapat menunjukkan tindakan tepat dalam aliran kerja

Dengan aliran kerja yang teratur dan mantap, seseorang pegawai dapat membuat sesuatu keputusan tindakan dengan mudah. Dengan ini, sesuatu masalah dapat di atasi dengan kadar yang segera, lengkap dan tepat

4          Menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang ditetapkan.

Dengan proses kerja MPK dan FM, standard kerja telah ditetapkan. Oleh itu, sebarang permasalahan dari segi pertindihan maklumat, pembaziran masa dan tenaga serta masalah kelewatan dapat dielakkan. Hal ini disebabkan, setiap kerja yang dilakukan adalah merujuk kepada aliran pemprosesan/ kerja yang disimpan dalam MPK atau FM. Selain itu, dapat mewujudkan keseragaman kerja dalam sesuatu jabatan.

5          Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai lain

           

Penetapan fungsi jabatan/ pejabat serta pembahagian tugas yang jelas antara bahagian dan unit di bawah jabatan/pejabat membolehkan setiap individu di dalam jabatan/ pejabat berkenaan jelas dengan tangggungjawab masing-masing dengan tepat dan mengetahui tugas di setiap unit/bahagian/individu yang telah diberikan.

Secara keseluruhannya, MPK dan FM adalah dua dokumen yang amat penting yang perlu ada dalam sesebuah jabatan/pejabat yang boleh digunakan sebagai rujukan rasmi serta alat pengurusan yang dapat menyumbangkan kepada peningkatan produktiviti sesebuah jabatan/pejabat.

      

Soalan 12: 

 Seseorang pegawai awam tidak boleh dengan apa-apa cara menyebabkan dirinya berada dalam “Keterhutangan Kewangan yang serius “.

a)    Nyatakan apakah yang dimaksudkan dengan “ Keterhutangan Kewangan yang serius “

b)   Jelaskan tiga keadaan seseorang pegawai dikatakan berada dalam keterhutangan kewangan yang serius.

JAWAPAN:

Berdasarkan perintah-perintah Am Bab D ( Kelakuan dan Tatatertib ) 1993, Perkara 13, menyatakana bahawa “ Keterhutangan kewangan yang serius “ bermaksud keadaan keterhutangan seseorang pegawai yang mengambil kira amaun hutang yang ditanggungnya telah sebenarnya menyebabkan kesusahan kewangan yang serius terhadap dirinya .

Seseorang pegawai disifatkan sebagai berada dalam keterhutangan kewangan yang serius apabila berada dalam keadaan seperti berikut :

i)             jika agregat hutang dan liabilitinya yang tak bercagar pada bila-bila masa tertentu  melebihi jumlah wang 10 kali emolumen bulanannya .

Contohnya : Encik Ali adalah seorang guru , beliau membuat pinjaman peribadi dengan salah satu institusi perbankan yang berlesen di Malaysia . Emolumen bersih bulanan En Ali dalam satu bulan ialah RM 2800  dan dia telah membuat pinjaman peribadi dengan pihak bank melebihi 10 kali daripada emolumen  bersih bulanannya sebanyak RM 40,000. Maka dengan sedemikian Encik Ali dikatakan telah berada dalam keterhutangan yang serius kerana jumlah pinjamannya melebihi 10 kali daripada emolumen bulanannya.

ii)            jika pegawai itu seorang penghutang penghakiman dan hutang penghakiman itu belum lagi dijelaskan dalam tempoh satu bulan dari tarikh penghakiman itu

Contohnya : Encik Samad seorang pegawai perkhidmatan awam, beliau telah bersetuju menjadi penjamin kepada adiknya Encik Salim untuk mendapatkan kelulusan peribadi sebanyak RM 200,000 daripada pihak perbankan ,Malangnya pada suatu masa yang telah ditetapkan ,Encik Salim tidak dapat membayar pinjaman secara bulanan kepada pihak bank seperti yang telah dijanjikan . Keadaan tersebut telah menyebabkan pihak bank telah mengambil tindakan mahkamah . Setelah dibicarakan dan mendapati  Encik Salim tidak mampu menjelaskan pinjaman tersebut secara bulanan.Memandangkan ketidakmampuan Encik Salim , maka secara mutlaknya pinjaman peribadi tersebutterpaksa ditanggung oleh Encik Samad sebagai penjamin. Setelah tempoh satu bulan daripada tarikh penghakiman itu  Encik Samad belum lagi dapat menjelaskan semua hutang Encik Salim maka beliau boleh disifatkan sebagai seorang pegawai yang berada dalam keterhutangan yang serius.

iii)           jika pegawai itu seorang bankrap atau seorang pemakan gaji tak solven ,mengikut mana-mana berkenaan ,selagi apa-apa penghakiman terhadapnya yang memihak kepada Pegawai Pemegang Harta masih belum dijelas atau selagi tiada pembatalan penghukuman kebankrapannya.

Keadaan tersebut boleh dikatakan sebagai seorang pegawai itu diisytiharkan oleh mahkamah sebagai muflis ataupun seorang pegawai yang mempunyai gaji tetapi  potongan emolument melebihi 2/3 atau sama dengan emolument yang diperolehi . Sekiranya pegawai ini didapati dalam keterhutangan yang serius ,keadaan tersebut berterusan selagi pihak pemiutang atau selagi pegawai tidak membayar hutang sepenuhnya. Ataupun pihak mahkamah tidak mengisytiharkan pegawai bebas daripada muflis.

Contohnya: Encik Amin telah dijatuhkan bankrap oleh pihak mahkamah kerana tidak dapat menyelesaikan masalah hutang kad kredit. Encik Amin dikatakan berada dalam keadaan tersebut selagi Encik Amin belum dapat membayar segala hutang kad kredit dan sekiranya mahkamah tidak memberi keputusan bebas daripada muflis , maka Encik Amin berada dalam keadaan keterhutangan yang serius .

Kesimpulannya, seorang pegawai haruslah berusaha tidak berada  dalam keterhutangan yang serius agar dapat jawatan yang dipegang dan maruah diri. Masalah akan timbul sekiranya seseorang pegawai berada dalam keadaan tersebut.

Soalan 13 : 

a)    Dalam peraturan kewangan kerajaan, setiap wang yang diterima oleh pegawai kerajaan hendaklah dikeluarkan resit. Resit itu pula hendaklah disediakan oleh seorang pegawai lain dan ditandatangani oleh pegawai yang menerima wang. Dalam keadaan manakah peraturan ini boleh dikecualikan.

b)   Encik Izat adalah seorang pemungut hasil. Pada suatu hari salah seorang Pembantu Tadbir (P/O) di Jabatannya telah melaporkan kepadanya bahawa beliau telah tersalah tulis tiga helai borang resit dan akibatnya ketiga-tiga borang resit berkenaan telah rosak. Apakah nasihat Encik Izat kepada Pembantu Tadbir mengenai perkara ini.

JAWAPAN (a):

a)    Resit dari skim bermesin ada digunakan:

-       Menggunakan sistem bermesin yang diluluskan

-       Bayaran tetap tercetak pada resit

-       Pungutan luar di mana seorang pegawai terpaksa bekerja seorang diri dengan syarat penyeliaan rapi dibuat oleh penyelia / pegawai atasan

-       Seorang pegawai lain tidak ada dan dengan kebenaran khusus daripada Akauntan Negara / Akauntan Negeri atau Bendahari Negeri

Menurut Akta Perbendaharaan 70 (a) (iii) dan (iv)

b)    Memindakan resit adalah dilarang:

-       Jika borang resit rosak dan tidak boleh dikeluarkan, ia tidak boleh dimusnahkan tetapi hendaklah dibatalkan dan disimpan

-       Borang resit yang rosak itu dibatalkan dan disimpan bersertakan salinannya untuk diaudit.

Menurut Akta Perbendaharaan 62

Soalan 14 :

Jelaskan.

a)    i) Definisi piagam pelanggan.

ii) Ciri-ciri piagam pelanggan yang dikatakan jelas dan senang disebar.

b)    Bagaimanakah sistem maklum balas pelanggan boleh dilaksanakan?

JAWAPAN

a)    i) Piagam pelanggan ialah satu komitmen bertulis jabatan/agensi kerajaan terhadap penyampaian keluaran atau perkhidmatannya kepada pelanggan. Ia juga merupakan satu jaminan jabatan/agensi kerajaan untuk menyampaikan keluaran atau perkhidmatan mengikut standart kuantiti yang ditetapkan. Lazimnya standart kuantiti keluaran atau perkhidmatan adalah standart yang dapat memenuhi kemahuan dan citarasa pelanggan.

ii) Jelas dan senang disebar merupakan antara ciri-ciri piagam pelanggan. Perkara jelas merujuk kepada piagam pelanggan yang ringkas dan mudah difahami. Ini menunjukkan maklumat-maklumat yang terkandung di dalam piagam pelanggan perlulah menyatakan hanya perkara-perkara utama dengan tepat dan mencakupi semua maklumat yang diperlukan bagi meyakinkan pihak pelanggan terhadap sesuatu keluaran atau perkhidmatan yang disampaikan.

Manakala senang disebar merujuk kepada kaedah yang digunakan untuk menghebahkan sesuatu piagam pelanggan bagi pengetahuan orang ramai. Penyebarannya boleh dibuat sama ada melalui risalah-risalah, ‘handbills’ atau poster-poster yang dipamerkan di tempat-tempat strategik di jabatan/agensi atau di tempat-tempat awam.

b)    Sistem maklum balas pelanggan boleh dilaksanakan melalui lima peringkat yang utama dengan melalui proses tersebut:

1.    Penggubalan piagam pelanggan.

2.    Promosi peagam pelanggan.

3.    Pemulihan perkhidmatan.

4.    pengesanan.

5.    Penilaian dan penambahbaikan

Soalan 15 :

Buku Vot digunakan untuk mengawal peruntukan supaya perbelanjaan tidak melebihi peruntukan.

a)         Bagaimanakah Buku Vot digunakan untuk mengawal peruntukan?

b)        Jelaskan mengapa Buku vot perlu dibuat penyesuaian.

Jawapan

a)         Buku Vot merupakan satu cara untuk merekod kewangan yang perlu diselenggara oleh agensi (AP 95). Di dalam buku ini terdapat maklumat kewangan mengenai perbelanjaan, baki peruntukan dan peruntukan yang ditetapkan. Buku Vot berperanan untuk mengawal dan memastikan perbelanjaan dan tanggungan tidak melebihi peruntukan yang telah ditetapkan. Selain itu buku ini berfungsi untuk memberikan maklumat mengenai laporan-laporan berkaitan perbelanjaan dan baki tanggungan. Semua bentuk tanggungan yang belum diselesaikan dalam tahun sebelumnya perlulah di bawa ke hadapan dalam tahun kewangan yang baru. Pejabat perakaunan akan bertindak sebagai pemeriksa dan menyemak laporan tersebut seterusnya menghantar laporan bulanan berkenaan buku Vot, hasil dan amanah kepada pengawal atau wakilnya yang dipertanggungjawabkan. Penyesuaian perlu dilakukan dengan terperinci seterusnya satu penyata akaun disediakan untuk dikemukakan kepada pejabat perakaunan.

b)         Penyesuaian buku Vot adalah proses menyemak ketepatan semua bayaran dan pungutan yang direkodkan di dalam sesuatu ‘Laporan terperinci perbelanjaan’ berbanding dengan apa yang direkodkan di dalam buku Vot bagi bulan berkenaan dan bulan-bulan yang sebelumnya. Penyesuaian perlu dilakukan supaya :

            i)          Sebarang bayaran yang tidak dibenarkan dapat dikesan

ii)         Kesilapan membuat akaun pada peringkat Akauntan Negara ataupun wakilnya dapat dikesan

ii)            Laporan pengurusan ke atas peruntukan, perbelanjaan dan tanggungan yang disediakan melalui buku Vot adalah tepat dan lengkap bagi membantu proses membuat keputusan.

iii)           Akaun awam yang disediakan pada rekod-rekod Akauntan Negara menggambarkan perbelanjaan kerajaan yang tepat dan lengkap ( John Anthony Xavier, 2001)

Penyesuaian dan pengesahan perbelanjaan Vot, hasil amanah antara rekod-rekod kementerian daripada jabatan dengan laporan-laporan Jabatan Akauntan Negara adalah satu kehendak prosedur kewangan bagi mewujudkan kawalan kewangan berhemat serta mengukur tahap akauntabiliti penjawat awam.