Contoh kerjakursus induksi

SOALAN 1

Encik Ali dan Encik Awang ialah dua orang pegawai kanan kerajaan yang dilantik sebagai ahli Lembaga Pemeriksa berhubung dengan pelupusan terhadap barang-barang di jabatan.

(a)  Nyatakan cara-cara pelupusan terhadap barang-barang yang tidak boleh digunakan yang boleh disyorkan oleh Encik Ali dan Encik Awang selaku Ahli Lembaga Pemeriksa.

(b) Nyatakan barang-barang yang boleh dilupuskan oleh sesebuah Jabatan tanpa melalui Lembaga Pemeriksa.

JAWAPAN:

a.

Pelupusan adalah sesuatu tindakan yang diambil untuk memotong dari simpanan stok atau leger barang-barang yang tidak boleh diguna pakai atau tidak diperlukan lagi. Barang-barang yang tidak boleh digunakan ialah seperti, barang-barang atau harta yang telah rosak dan tidak dapat diperbaiki lagi,

barang yang telah rosak dan tahap ekonomiknya adalah rendah atau barangan yang habis susut nilai untuk digunakan lagi seperti jentera dan logi, melebihi had tarikh luput atau tempoh masa dan stok, rosak, lusuh, buruk dan cacat serta stok yang usang kerana perubahan dalam teknologi dan dasar. Contohnya mesin stensel ditukar kepada mesin reasol.

b.

Sebagai Ahli Lembaga Pemeriksa (LP), berhubung dengan pelupusan barang-barang di jabatan, Encik Ali dan Encik Awang boleh mengesyorkan beberapa cara pelupusan barang-barang yang boleh dilakukan di sesuatu jabatan. Antara cara-caranya ialah, jualan Lelong iaitu hendaklah diuruskan oleh Ketua Jabatan dari masa ke semasa, jualan melalui tender iaitu  hendaklah diuruskan oleh pegawai-pengawal yang bertanggungjawab mengikut tatacara Tender Kerajaan, tukar beli, pindah / hadiah kepada mana-mana jabatan, institusi di bawah kawalan atau anjuran kerajaan ( Mengikut budi bicara Pegawai Pengawal atau mesti mendapat kelulusan perbendaharaan terlebih dahulu ), ditanam, kitar semula dan dibakar di dalam tempat khas.

Barang-barang yang boleh dilupuskan oleh sesebuah jabatan tanpa melalui Lembaga Pemeriksa ialah, yang pertama barang yang tidak boleh digunakan. Barang-barang tersebut boleh dikategorikan sebagai, barang yang telah rosak, barang yang tidak ekonomik jika diperbaiki, barang yang telah tamat tempoh penggunaannya atau dalam erti kata lain telah melebihi tarikh luputnya, barang yang lusuh, buruk dan cacat, dan barang yang tidak sesuai digunakan lagi kerana terdapat peralatan yang canggih dengan kemajuan teknologi terkini. Kedua, barang yang tidak diperlukan. Barang ini juga boleh dilupuskan tanpa melalui Lembaga Pemeriksa iaitu barang tersebut adalah barang yang tidak bergerak lebih tiga tahun, tujuan pembelian spesifik dan barang yang disyorkan oleh pegawai pemverifikasi. Ketiga, barang yang boleh dilupuskan juga ialah barang yang tidak boleh dijual disebabkan oleh dasar kerajaan atau barang tersebut boleh menjejaskan kepentingan atau keselamatan awam.

Soalan 2:

Pendekatan-pendekatan berikut boleh meningkatkan keberkesanan kepimpinan dalam sesebuah organisasi. Huraikan 3 daripada pendekatan di bawah.

a.     Latihan kepimpinan

b.     Penerapan nilai-nilai murni kepimpinan

c.     Perubahan sikap dan nilai

d.     Pengalaman dan pusingan kerja.

Jawapan:

             Menurut Knntz dan Donnel, kepimpinan secara amnya adalah semata-mata bermakna pengaruh; satu seni atau proses mempengaruhi orang supaya mereka dapat berusaha secara sukarela ke arah pencapaian matlamat bersama.

             Manakala menurut Hollander pula, kepimpinan adalah satu proses pengaruh mempengaruhi antara pemimpin dengan pengikut. Walaupun peminpin mempunyai kuasa tetapi kekuatan pengaruh lebih bergantung kepada pujukan dan paksaan. Proses ini selalunya melibatkan pertalian pengaruh yang bersifat dua arah dan tujuan utama adalah untuk mencapai matlamat bersama. Jadi kepimpinan bukan hanya bertanggungjawab pemimpin, tetapi memerlukan segala kerjasama daripada pengikut pengikutnya.

             Gulmer pula mengeluarkan pendapat beliau bahawa kepimpinan melibatkan kedua-dua keupayaan atau kekuatan untuk menyakinkan orang lain bekerja keras ke arah sesuatu matlamat, atau kemahiran atau kebolehan untuk membantu mereka mencapainya.

             Secara amnya, dalam sesebuah organisasi, pemimpin memainkan peranan yang sangat penting dalam penentuan kerjayaan, kualiti organisasi tersebut. Antara pendekatan-pendekatan seperti yang dijelaskan di bawah dapat meningkatkan keberkesanan kepimpinan dalam sesebuah organisasi;

a.     Latihan kepimpinan.

Setiap individu yang baru menganggotai sebuah jabatan perlu diberikan latihan atau kursus orientasi yang berkaitan supaya individu tersebut dapat memahami peranan dan tanggungjawabnya dalam jabatan tersebut. Selain itu, latihan kerohanian perlu diberi penekanan dan diadakan dari masa ke semasa.

b.    Penerapan nilai-nilai murni kepimpinan

Nilai-nilai perlulah diterapkan kepada seseorang pemimpin supaya individu tersebut dapat menjalankan tanggungjawapnya dengan baik sekali. Nilai-nilai murni ini boleh diterapkan daripada ajaran agama masing-masing, contohnya agama Islam, Chistian dan Buddha yang selalunya mengajar seseorang itu menjadi insan yang murni.

      Dengan memiliki nilai-nilai murni ini, seseorang pemimpin ini dapat selalunya dihormati oleh orang-orang bawahannya dan seterusnya dapat membentuk satu suasana kerja yang baik.  Dengan demikian, organisasi tersebut dapat dijalankan dengan lancar dan mengingkatkan produktivitinya.

c.     Perubahan sikap dan nilai

Perubahan sikap dan nilai dapat dilakukan oleh seseorang pemimpim dengan melalui latihan kederian (sensitivity training).  Melalui latihan ini, seseorang pemimpin tersebut dapat diberi peluang untuk mengenal diri sendiri dan memberi peluang kepada orang lain untuk mengenalpasti kekuatan dan kelemhan dirinya sebagai pemimpin. 

d.    Pengalaman dan pusingan kerja

Pengalaman sangat penting dalam menjalankan sesuatu tugas.  Pengalaman ini dapat dipertambahakan dengan melakukan sistem pusingan kerja.  Melalui sistem ini, para pekerja diberi peluang yang luas untuk memegang sesuatu jawatan tertentu yang lebih mencabar. Penglibatan mereka dalam pelbagai tanggungjawab dapat mengingkatkan mutu kerja. 

SOALAN 3

Terangkan apakah yang dimaksudkan dengan perkara-perkara berikut:-

a)    Perbelanjaan Pembangunan

b)   Perbelanjaan Mengurus

JAWAPAN:

Perbelanjaan Negara terbahagi kepada dua iaitu Perbelanjaan Pembangunan dan Perbelanjaan Mengurus.

a)    Perbelanjaan Pembagunan

Perbelanjaan Pembangunan (PP) ialah perbelanjaan modal yang biasanya tidak berulang dan merupakan perbelanjaan yang mempunyai keluaran yang berfaedah jangka panjang. Perbelanjaan ini diasingkan daripada perbelanjaan mengurus kerana ia mempunyai ciri-ciri tertentu yang memerlukan satu proses perancangan dan keputusan yang agak rumit dan teliti.

Biasanya perbelanjaan pembangunan melibatkan ciri-ciri berikut:

Ø  Aliran wang (keluar dan masuk) bersifat jangka panjang

Ø  Melibatkan jumlah modal/ peruntukan yang besar

Ø  Dibiayai dengan wang pinjaman yang besar jumlahnya

Ø  Memerlukan penyeliaan dan peyelenggaraan di masa yang akan dating seperti pembesaran, penggantian, pembaikan dan sebagainya

Ø  Mempunyai implikasi aliran faedah dan kos kepada rakyat dan Negara yang harus dipertimbangkan dengan teliti

Biasanya maksud perbelanjaan pembangunan ini dikenal pasti dengan kod huruf “P” .

Contohnya:-

Ø  P.7 Jabatan Perdana Menteri

Ø  P.8 Jabatan Perkhidmatan Awam

Perbelanjaan Pembangunan dibutirkan dalam bentuk projek-projek diberi satu nombor pengenalan. Contohnya:-

Ø  P.36 Polis Diraja Malaysia

Ø  Butiran Projek 00200 ( Balai-balai dan pondok polis )

Ø  Butiran projek 00700 ( Pasukan Polis Hutan )

Peruntukan-peruntukan yang boleh dibiayai atau yang boleh ditakrifkan sebagai perbelanjaan pembagunan adalah dinyaatakan di dalam Akta Pembangunan Tahun 1966 di jadual 1 seksyen (3). Antara projek-projek yang dinyatakan ialah sekolah, hospital, jalan raya, pelabuhan dan lain-lain. Dari aspek peringkat-peringkat pengurusan, peruntukan perbelanjaan pembangunan dibahagikan kepada tiga peringkat iaitu:

1)    Perbelanjaan Pembangunan Persekutuan

2)    Perbelanjaan Pembangunan Kerajaan-kerajaan Negari

3)    Perusahaan Awam Bukan Kewangan (PABK)

Manakala, dari segi peringkat agihannya pula, perbelanjaan-perbelanjaan itu digolongkan kepada beberapa sektor berikut:-

1)    Perkhidmatan Ekonomi

2)    Perkhidmatan Am

3)    Perkhidmatan Sosial

4)    Keselamatan

b)    Perbelanjaan Mengurus

Perbelanjaan Mengurus boleh ditakrifkan sebagai perbelanjaan bagi aktiviti-aktiviti seharian yang berulang-ulang dan berterusan atau boleh juga disebut sebagai perbelanjaan penggunaan. Perbelanjaan Mengurus di Malaysia terbahagi kepada dua jenis iaitu Perbelanjaan Tanggungan dan Perbelanjaan Perbekalan.

                      i.        Perbelanjaan Tanggungan

      Perbelanjaan Tanggungan ialah perbelanjaan yang telah sedia diperuntukan oleh Perlembagaan ( Perkara 98). Dalam erti kata lain, perbelanjaan ini dipertanggungjawabkan terus kepada Kumpulan Wang Disatukan oleh Perlembagaan.

       Antara perbelanjaan-perbelanjaan tanggungjawab ialah peruntukan bagi elaun-elaun Diraja, gaji Ketua Hakim Negara, hakim Besar dan Hakim-hakim, gaji Ketua Audit Negara, perbelanjaan Suruhanjaya-suruhanjaya dan bayaran-bayaran pencen, elaun bersara dan ganjaran.

       Disebabkan perbelanjaan-perbelanjaan tersebut dipertanggungjawabkan kepada Kumpulan Wang Disatukan oleh Perlembagaan, maka tidak perlu diluluskan oleh Parlimen. Biasanya Perbelanjaan Tanggungan dikenali dalam anggaran belanjawan dengan kod huruf “T”. Contohnya:-

Ø  T.1 Peruntukan Diraja

Ø  T.6 Ketua Audit Negara

                    ii.        Perbelanjaan Perbekalan

Perbelanjaan Perbekalan pula ialah semua jenis perbelanjaan yang dilakukan bagi tujuan membiayai kegiatan-kegiatan harian Kementerian / Jabatan dalam menyediakan perkhidmatan-perkhidmatan kepada rakyat. Nombor kod bagi Perbelanjaan Perbekalan biasanya ditunjukkan dengan huruf “B”. Contohnya:-

Ø  B.1 Parlimen

Ø  B.13 Kementerian Kehakiman

Semua peruntukan Perbelanjaan Mengurus telah ditentukan nombor kod masing-masing oleh Perbendaharaan dalam Pekeliling Perbilangan 8, tahun 1986. Objek-objek perbelanjaan secara lanjut telah ditentukan berdasarkan kod-kod lima nagka terdiri daripada:-

Ø  Objek Am

Ø  Objek Kumpulan Lanjutan

Ø  Objek Lanjut

Agak berbeza daripada perbelanjaan-perbelanjaan tanggngan, perbelanjaan perbekalan tidak dipertanggungjawabkan terus kepada Kumpulan Wang Disatukan oleh Perlembagaan. Oleh itu, kelulusan Parlimen mestilah diperolehi terlebih dahulu melalui Rang Undang-undang Perbekalan sebelum sebarang perbelanjaan boleh diperuntukkan dan dibelanjakan.

            Sebagai kategori umum, perbelanjaan-perbelanjaan perbekalan dinahagikan kepada emolumen, perkhidmatan dan bekalan, aset, pemberian dan kenaan tetap dan perbelanjaan-perbelanjaan lain yang berkaitan. Berdasarkan kepada sektor, perbelanjaan perbekalan dibahagikan kepada empat sektor iaitu:-

1)    Sektor perkhidmatan ekonomi yang meliputi program kemudahan awam, perdagangan dan perindustrian, pengangkutan, perhubungan dan perkhidmatan ekonomi.

2)    Sektor perkhidmatan sosial yang meliputi program pelajaran, kesihatan, perhubungan dan perkhidmatan sosial.

3)    Sektor keselamatan yang meliputi program pertahanan dan keselamatan dalam negeri.

4)    Pentadbiran am yang meliputi pengurusan jabatan-jabatan seperti Jabatan perkhidmatan Awam, Jabatan Perangkaan, Jabatan Kastam dan Eksais Diraja, Jabatan Percetakan, Jabatan Hasil Dalam Negeri, Kementerian Luar Negeri dan sebagainya, perbelanjaan yang lain meliputi perkhidmatan bayaran pindaan dan bayaran hutang.

 

Soalan      4                           

Pilih mana-mana tiga daripada nilai-nilai murni berikut dan nyatakan ciri-ciri  atau perlakuan seseorang pegawai awam yang mencerminkan seseorang pegawai awam itu menghayati nilai-nilai murni tersebut :

i)             Amanah

ii)            Ikhlas

iii)           Bertanggungjawab

iv)           Berdedikasi

JAWAPAN :

Seseorang pengawai awam perlulah menjalankan perkhidmatan yang telah ditetapkan dengan baik berteraskan perkhidmatan awam . Nilai-nilai murni yang perlu diamalkan oleh seorang pegawai awam akan meningkatkan kualiti dalam perlaksanaan tugasnya. Nilai-nilai murni yang sewajarnya dimiliki adalah seperti berikut :

i)             Amanah

Amanah boleh ditakrifkan sebagai boleh dipercayai sama ada ketikan menjalankan tugas  dan menyimpan rahsia.Seseorang yang memiliki nilai initidak akan menyeleweng daripada tanggungjawab yang diberikan kepadanya .Setiap urusan yang dipertanggungjawabkan akan ditunaikan serta dilaksanakan sebaik mungkin.

Seseorang yang beramanah akan menunaikan amanah kepada Tuhan , Negara, organisasi, masyarakat , keluarga dan diri sendiri.

ii)            Ikhlas

Seseorang yang ikhlas akan menjalankan tugas dengan ikhlas hati, tidak menunjuk-nunjuk dengan apa yang dilakukan bukan untuk mendapatkan pujian dan meraih anugerah .Beliau  tidak akan  memilih tugas untuk dilaksanakan dan tidak mengutamakan tugas yang berhubung dengan kenaikan pangkat. Beliau juga akan  sentiasa bersedia untuk bertugas tidak kira masa . Pegawai awam yang ikhlas  akan menjalankan tugas semata-mata kerana Yang Maha Esa.

iii)           Berdedikasi

Pegawai awam yang berdedikasi dalam  menjalankan tugas  akan bersungguh-sungguh ketika bertugas tanpa mengenal jemu . Beliau juga tidak mudah putus asa serta bersedia menghadapi cabaran. Sekiranya gagal, beliau akan berusaha dengan lebih gigih dan menjadikan kegagalan sebagai pendorong kepada kejayaan . Seseorang pegawai awam yang berdedikasi akan bijak  mencari dan menggunakan peluang yang ada. Cabaran yang datang akan dihadapi dengan bijaksana dan berusaha dengan lebih gigih untuk memajukan diri , masyarakat dan negara.

Kesimpulannya , bagi melahirkan seorang pegawai awam yang cemerlang dan berkualiti, perlulah menghayati dan mempraktikkan nilai-nilai murni yang terkandung dalam teras perkhidmatan awam supaya  terhindar daripada terjebak dengan rasuah  dan tidak amanah dalam perkhidmatan.

Soalan 5: 

Perintah Am Bab D 4 (2) menyatakan bahawa seseorang penjawat awam tidak boleh tidak jujur. Jelaskan perbuatan-perbuatan yang dilakukan oleh Pegawai-pegawai kerajaan yang dianggap melanggar tatakelakuan ini.

Jawapan:

Seseorang penjawat awam tidak boleh tidak jujur bermaksud, pejawat awam tidak boleh melakukan perkara-perkara yang melanggar atau menyalahi tatakelakuan yang telah ditetapkan dalam Perintah-perintah Am. Antara perbuatan-perbuatan yang dianggap tidak jujur iaitu menerima rasuah, membuat tuntutan palsu, tidak melaporkan harta atau pelaburan, pura-pura sakit, dan penjawat tersebut tidak melaporkan kesusahan berat kerana hutang yang ditanggungnya.

            Seseorang pegawai boleh dianggap tidak jujur sekiranya dia menerima rasuah dalam apa-apa jua bentuk sekalipun. Ini kerana perbuatan tersebut boleh menyebabkan beliau tidak dapat menjalankan tugasnya dengan ikhlas dan bertanggungjawab. Selain itu beliau juga dianggap telah memihak kepada orang yang memberikannya rasuah. Rasuah yang dimaksudkan iaitu sama ada secara langsung atau tidak langsung.

            Selain itu, seseorang pegawai boleh dianggap tidak jujur sekiranya beliau membuat tuntutan palsu seperti tuntutan elauan makan dan elaun perjalanan. Perbuatan tersebut adalah satu kesalahan jenayah dan tindakan undang-undang boleh dikenakan terhadap pegawai tersebut.

            Pegawai yang tidak melaporkan harta atau pelaburannya juga boleh dianggap tidak jujur, termasuklah gagal melaporkan harta atau pelaburan kepunyaan isteri atau anak-anaknya. Perkara ini adalah tertakluk kepada Perintah Am Bab D 1980. 

Pura-pura sakit juga merupakan satu lagi perbuatan yang tidak amanah. Pegawai yang melakukan perbuatan sedemikian bukan sahaja tidak jujur tetapi juga tidak bertanggungjawab. Di samping itu, seseorang pegawai boleh dianggap tidak jujur sekiranya dia tidak melaporkan kesusahan berat kerana hutang yang dihadapinya kepada ketua jabatannya. Ini adalah kerana beliau dikehendaki berbuat demikian di bawah perintah am 11(4).

Soalan 6: 

Pn. Rohana ialah seorang Pegawai Kerajaan. Selaku pegawai awam beliau serta ahli keluarga layak menerima rawatan dan ubat-ubatan percuma daripada Hospital dan Klinik Kerajaan. Walau bagaimanapun jika mereka dimasukkan ke wad kerana menerima rawatan mereka akan dikehendaki membayar wad kecuali dalam kes-kes tertentu.

a)    Nyatakan kes-kes di mana seseorang pegawai awam atau keluarganya akan dikecualikan daripada membayar bayaran wad.

b)   Nyatakan mereka yang tergolong di dalam definisi “Keluarga” seseorang pegawai awam seperti dalam Perintah Am Bab F.

JAWAPAN (a)

Rawatan perubatan untuk pegawai-pegawai awam dan keluarganya terkandung dalam Perintah Am Bab F. Seseorang pegawai awam dan keluarganya akan dikecualikan daripada bayaran wad dalam kes-kes seperti berikut:

          I.    Pengecualian bayaran bagi seseorang pegawai itu boleh diperolehi di hospital yang berhampiran dengan tempat pegawai berkerja.

        II.    Pengecualian bayaran wad juga boleh diperolehi oleh pegawai dan ahli keluarganya semasa di luar kawasan ibu pejabat tetapi dengan syarat pegawai tersebut jatuh sakit atau menerima kecederaan semasa menjalankan tugas rasminya di luar ibu pejabat.

       III.    Seseorang pegawai dan ahli keluarganya juga boleh dikecualikan daripada bayaran wad sekiranya pegawai atau keluarganya dimasukkan ke wad kerana menghidap penyakit kusta, tibi atau barah.

      IV.    Pegawai yang menghidap penyakit merebak atau berjangkit dan membahayakan orang lain seperti taun dan malaria boleh dikecualikan daripada bayaran wad.

       V.    Anak seseorang pegawai awam boleh dikecualikan daripada sebarang bayaran  hospital sekiranya anak pegawai tersebut dimasukkan ke hospital sebagai seorang murid sekolah dan dimasukkan ke wad kelas 2. Syaratnya dia hendaklah mengemukakan satu surat pengenalan diri daripada pengetuanya. Namun begitu, taraf murid ini tidak lebih dari tingkatan 5 seperti yang dinyatakan dalam Bab F (24).

JAWAPAN (b)

Dalam konteks ini, definisi mereka yang tergolong di dalam “keluarga” seseorang pegawai awam seperti yang disebut dalam Perintah Am Bab F bermaksud: Keluarga Pegawai bermaksud ‘bagi pegawai lelaki adalah isteri dan anak-anaknya manakala pegawai perempuan ditujukan kepada suami dan anak-anaknya’. Keluarga yang dimaksudkan yang terkandung dalam perintah-perintah am ini mempunyai maksud yang khusus dan harus dilihat dari perspektif yang lebih lebih luas.

Berdasarkan maksud yang dinyatakan di atas, ini bermakna anak-anak yang berkelayakan ialah anak-anak yang ditanggung sepenuhnya oleh pegawai. Anak-anak ini mestilah berumur kurang daripada 18 tahun atau sekiranya masih bersekolah di bawah umur 21 tahun. Namun begitu, anak yang daif kerana kelemahan otak atau jasmaninya, had umur tidak dipertikaikan. Dalam konteks ini juga, istilah anak termasuklah anak-anak tiri dan anak angkat yang diambil mengikut undang-undang. Bagi kes ini juga, balu seorang pegawai awam juga dianggap keluarga selagi ia tidak berkahwin semula. Ibu bapa kandung pegawai atau ibu bapa tiri yang mengikut undang-undang.

Soalan 7: 

Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan Dan Tatatertib) 1993, Peraturan 21(1), menegaskan bahawa “Seseorang pegawai dalam Kumpulan Pengurusan dan Profesional adalah dilarang mengambil bahagian aktif dalam aktiviti politik”. Nyatakan lima aktiviti-aktiviti politik yang dilarang mengikut Peraturan tersebut.

JAWAPAN :

Menurut Peruntukan 21(1) dalam Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan Dan Tatatertib) 1993 menyatakan bahawa seorang pegawai dalam Kumpulan Pengurusan dan Profesional adalah dilarang mengambil bahagian dalam aktiviti politik. Aktiviti-aktiviti politik yang dimaksudkan adalah:

i)         Membuat apa-apa pernyataan awam sama ada secara lisan atau bertulis yang memberikan suatu pandangan yang berat sebelah atas apa-apa perkara yang menjadi isu diantara parti-parti politik.

ii)        Menerbit atau mengedar buku, makalah atau risalah yang mengemukakan pandangannya yang berat sebelah atau pandangan orang lain atas apa-apa perkara yang berkaitan dengan mana-mana parti politik.

iii)       Terlibat dalam merayu undi bagi menyokong mana-mana calon pada suatu pilihanraya umum, pilihanraya kecil atau apa-apa pilihanraya untuk apa-apa jawatan dalam mana-mana parti politik.

iv)       Bertindak sebagai seorang agen pilihanraya atau agen tempat mengundi atau atas apa-apa sifat untuk atau bagi pihak seseorang calon dalam sesuatu pilihanraya dagi Dewan Rakyat atau bagi mana-mana Dewan Undangan Negeri (DUN).

v)        Masuk bertanding untuk apa-apa jawatan dalam mana-mana parti politik atau memegang apa-apa jawatan dalam mana-mana parti politik.

Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan Dan Tatatertib) 1993, Peraturan 21(1), yang melarang kumpulan pengurusan dan professional mengambil bahagian aktif dalam politik bertujuan untuk menjaga imej perkhidmatan awam. Seterusnya pegawai berkenaan dapat melaksanakan tugas dengan cekap, amanah dan bertanggungjawab. Sekiranya ada mana-mana pegawai berkenaan yang melanggar peraturan tersebut maka pegawai tersebut boleh dikenakan tindakan tatatertib sebagaimana yang termaktub dalam peraturan tatatertib.

Soalan 8: 

Huraikan pengertian etika kerja berikut dalam konteks pengurusan sesebuah organisasi.

a)    Akauntabiliti

b)    Integriti

c)    Profesionalisme

JAWAPAN

a)    Akauntabiliti ialah tanggungjawab seseorang terhadap tugas-tugas yang perlu dilakukan. Tugas-tugas ini harus dijalankan mengikut prosuder, arahan dan peraturan yang telah ditetapkan. Dalam konteks pengurusan sebuah organisasi, adalah menjadi satu kewajipan dan tanggungjawab dalam perkhidmatan awam untuk menjalankan tugas secara cekap dan berkesan dengan mematuhi undang-undang dan peraturan. Sebagai contoh, seorang pengurus kewangan perlulah berwibawa dalam hal-hal kewangan, patuh kepada undang-undang dan peraturan serta proses kewangan bagi mencapai keberkesanan pengurusan.

b)    Integriti ialah satu nilai yang perlu ada pada setiap penjawat awam. Integriri mempunyai kaitan dengan nilai amanah, jujur, boleh dipercayai dan sentiasa mengambil berat kepentingan awam tanpa mengambil peluang untuk kepentingan sendiri. Dalam konteks pengurusan sebuah organisasi, sebarang kerja yang dilakukan hendaklah dengan penuh ketulusan dan menggunakan kuasa dengan adil dan saksama. Sebagai contoh, penjawat awam sama ada di peringkat atasan atau bawahan perlulah menjauhi amalan rasuah.

c)    Profesionalisme merujuk kepada setiap anggota harus mempunyai ilmu pengetahuan yang tinggi dan kemahiran yang mencukupi untuk menjalankan tugas-tugas dan tanggungjawab yang telah diamanahkan kepada mereka. Perkhidmatan yang lebih cekap dan berkesan akan dapat dihasilkan jika masalah yang dibangkitkan dapat diselesaikan secara profesionalisme. Oleh itu, setiap anggota haruslah sentiasa berusaha meningkatkan kebolehan dan kemahiran sedia ada untuk menambah mutu perkhidmatan

Soalan 9 :

Huraikan pengertian etika kerja berikut dalam konteks pengurusan sebuah organisasi.

a)      Akauntabiliti

Akauntabiliti merupakan salah satu nilai yang penting bagi seorang kakitangan kerajaan dalam perkhidmatan awam. Dari aspek konsep ianya bermaksud memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yang ditentukan secara bertangungjawab keatas kejayaan ataupun kegagalan.

Dari konteks pengurusan organisasi akauntabiliti bermakna tanggungjawab seseorang terhadap tugas-tugas yang diserahkan dan perlu dilaksanakan bagi memastikan matlamat serta objektif tugas-tugas tersebut dicapai. Tugas-tugas tersebut pula seharusnya dijalankan mengikut prosuder, arahan dan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan.

Selain daripada itu juga, adalah menjadi satu kewajipan dan tanggungjawab dalam perkhidmatan awam untuk menjalankan tugas secara cekap dan berkesan bagi memudahkan kelancaran kerja yang dilakukan terlaksana dengan baik dan sempurna. Contohnya kewibawaan penjawat awam dalam hal-hal pengurusan kewangan, patuh kepada undang-undang dan peraturan serta kemahiran menguruskan dan melaksanakan kerja bagi mencapai keberkesanan pengurusan.

      b) Integriti

Sering dihubungkaitkan dengan nilai-nilai amanah, jujur, kebolehpercayaan dan

sentiasa memelihara integriti ialah satu nilai yang perlu ada pada setiap penjawat awam. Integriti mempunyai kaitan dengan nilai amanah, jujur, boleh dipercayai dan sentiasa mengambil berat kepentingan awam tanpa mengambil peluang untuk kepentingan sendiri. Dalam konteks pengurusan sebuah organisasi, sebarang kerja yang dilakukan hendaklah dengan penuh ketulusan dan menggunakan kuasa dengan adil dan saksama. Sebagai contoh, penjawat awam sama ada di peringkat atasan atau bawahan perlulah menjauhi amalan rasuah.

Profesionalisme

Profesionalisme merujuk kepada setiap anggota harus mempunyai ilmu pengetahuan yang tinggi dan kemahiran yang mencukupi untuk menjalankan tugas-tugas dan tanggungjawab yang telah diamanahkan kepada mereka. Perkhidmatan yang lebih cekap dan berkesan akan dapat dihasilkan jika masalah yang dibangkitkan dapat diselesaikan secara profesionalisme. Oleh itu, setiap anggota haruslah sentiasa berusaha meningkatkan kebolehan dan kemahiran sedia ada untuk menambah mutu perkhidmatan sebagai kakitangan yang profesionalisme.

SOALAN 11

Nyatakan dua prinsip asas yang digunakan dalam Sistem Belanjawan diubahsuai dan apakah matlamat yang hendak dicapai dengan terlaksananya sistem ini?

Perkatan belanjawan merujuk kepada satu pernyataan ‘hasil dan perbelanjaan’ bagi masa hadapan yang digunakan sebagai alat perancangan dan pengurusan sumber-sumber ekonomi negara untuk memenuhi keperluan rakyat.  Sistem Belanjawan Program dan Prestasi (SBPP) mula di perkenalkan di Malaysia pada tahun 1968 sehingga 1994.  Sistem ini diperkenalkan kerana kerajaan mendapati sistem belanjawan yang diamalkan pada masa itu, iaitu sistem belanjawan tradisional tidak sesuai lagi kerana ia tidak dapat memberi maklumat yang cukup untuk membantu kerajaan membuat keputusan yang berkesan mengenai rancangan-rancangan pembangunannya.

Walau bagaimanapun, perlaksanaan sistem Belanjawan Program dan Prestasi (SBPP) tersebut tidak mencapai kemajuan yang memuaskan. Oleh yang demikian kerajaan telah mengambil tindakan untuk mengkaji semula perlaksanaan SBPP supaya lebih berkesan.  Berasaskan beberapa faktor maka Sistem Belanjawan Diubahsuai (MBS) telah diperkenalkan pada tahun 1989 dan tiga kementerian telah dipilih sebagai Kementerian Perintis untuk melaksanakan sistem ini. Kementerian tersebut ialah Kementerian Kesihatan Malaysia, Kementerian Kebajikan Malaysia dan Kementerian Kerjaraya.

Dua prinsip asas yang digunakan dalam sistem belanjawan diubahsuai (modified budgeting system-MBS) ini ialah pertama, kuasa membuat keputusan perlu diberi seberapa praktikal yang boleh kepada peringkat bawahan iaitu berasaskan konsep ‘let manager manage’. Ini bererti kuasa untuk membuat keputusan adalah lebih luas kepada pihak pengurusan peringkat bawahan untuk melaksanakan program mahupun projek. Manakala yang kedua ialah kuasa membuat keputusan perlulah bersesuaian dengan prinsip akauntibiliti.

Sistem Belanjawan yang Diubahsuai ini (MBS) merupakan sistem pengurusan yang menitikberatkan antara input,output dan impak. Pengenalan sistem ini diharapkan akan dapat mencapai beberapa matlamat penting. Antaranya ialah agensi pusat tidak perlu lagi mengawas secara terperinci perbelanjaan agensi perlaksana. Sebaliknya mereka boleh memberi tumpuan kepada perancangan dan pengukuhan prestasi agensi tersebut. Agensi perlaksana mempunyai kuasa lebih untuk mengurus program atau aktiviti mereka.  Oleh itu kelewatan melaksanakan sesuatu program atau aktiviti dapat dielakkan.

Selain daripada itu, agensi pelaksana mempunyai kebebasan untuk mengambil tindakan sesuai dan segera bagi melaksanakan program atau aktiviti mereka.  Ini adalah berasaskan kepada konsep “let manager’s manage” yang diberi kuasa lebih luas kepada pengurusan peringkat bawahan yang melaksanakan program untuk membuat keputusan berkaitan dengan program.

Matlamat seterusnya yang ingin dicapai ialah kelonggaran kawalan terperinci ke atas perbelanjaan yang diberikan oleh agensi pusat kepada agensi pelaksana diturunkan sejauhmana yang boleh kepada pengurusan peringkat bawahan mempunyai lebih fleksibiliti untuk melaksanakan tugas mereka.

Dapatlah dirumuskan bahawa dengan adanya prinsip asas sistem belanjawan ubahsuai ini ianya dapat memudahkan dan meningkatkan akauntibiliti para pengurus. Selain daripada itu, keadaan tersebut bejaya membuatkan sistem berjaya untuk mencapai perbelanjaan seimbang (balanced budget) dan seterusnya membantu memperteguhkan lagi ekonomi negara melalui agihan sumber yang lebih baik dan teratur.

Soalan 10:

NYATAKAN 2 PRINSIP ASAS YANG DIGUNAKAN DALAM SISTEM BELANJAWAN DIUBAHSUAI DAN APAKAH MATLAMAT YANG HENDAK DICAPAI DENGAN TERLAKSANANYA SISTEM INI?

JAWAPAN:

Perkatan belanjawan merujuk kepada satu pernyataan ‘hasil dan perbelanjaan’ bagi masa hadapan yang digunakan sebagai alat perancangan dan pengurusan sumber-sumber ekonomi Negara untuk memenuhi keperluan rakyat.  System Belanjawan Program dan Prestasi (SBPP) mula di perkenalkan di Malaysia pada tahun 1968 sehingga 1994.  system ini diperkenalkan kerana kerajaan mendapati system belanjawan yang diamalkan pada masa itu tidak sesuai lagi kerana ia tidak dapat memberi maklumat yang cukup untuk membantu kerajaan membuat keputusan yang berkesan mengenai rancangan-rancangan pembangunannya.

Walau bagaimanapun, perlaksanaan system Belanjawan Program dan Prestasi (SBPP) tersebut tidak mencapai kemajuan yang memuaskan.  Oleh yang demikian kerajaan telah mengambil tindakan untuk mengkaji semula perlaksanaan SBPP supaya lebih berkesan.  Berasaskan beberapa factor maka system belanjawan diubahsuai pada tahun 1995 atau dikenali beberapa factor belanjawan diubahsuai (Modified Budgeting System) ia bukan merupakan satu system belanjawan yang baru kerana ia masih lagi berasaskan SBPP.  Perubahan yang dibuat hanyalah keatas proses penyediaan belanja mengurus sahaja.  Pemikiran pengurusan baru yang diketengahkan menekankan konsep “Let the manager’s manage.”  Yang memberi kebebasan yang lebih luas kepada pegawai-pegawai perlaksana dan peringkat bawahan ( line managers ) untuk mengambil bahagian dalam proses membuat keputusan terutama jika ia berkaitan dengan program atau aktiviti dibawah seliaan penguras tersebut.

DUA PRINSIP ASAS SISTEM BELANJAWAN DIUBAHSUAI (modified Budgeting system –MBS)

1.    ‘let manager’s manage’.  Dimana kuasa membuat keputusan perlulah diberikan seberapa praktikal yang boleh kepada peringkat bawahan.

2.    kuasa membuat keputusan perlulah bersesuaian dengan prinsip akauntibiliti.

MATLAMAT SISTEM BELANJAWAN DIUBAHSUAI (MBS)

Dengan system belanjawan (MBS) merupakan system pengurusan yang menitikberatkan antara input….output…..Impak.  dengan terlaksananya system ini maka diharapkan bahawa beberapa matlamat dapat dicapai iaitu:

Agensi pusat tidak perlu lagi mengawas secara terperinci perbelanjaan agensi perlaksana.  Sebaliknya mereka boleh memberi tumpuan kepada perancangan dan pengukuhan prestasi agensi tersebut. 

1. agensi perlaksana mempunyai kuasa lebih untuk mengurus program atau aktiviti mereka.  Oleh itu kelewatan melaksanakan sesuatu program atau aktiviti dapat dielakkan.
2. agensi perlaksana mempunyai kebebasan untuk mengambil tindakan sesuai dan segera bagi melaksanakan program atau aktiviti mereka.  Ini adalah berasaskan kepada konsep “let manager’s manage” yang diberi kuasa lebih luas kepada pengurusan peringkat bawahan yang melaksanakan program untuk membuat keputusan berkaitan dengan program.
3. kelonggaran kawalan terperinci ke atas perbelanjaan yang diberikan oleh agensi pusat kepada agensi pelaksana diturunkan sejauhmana yang boleh kepada pengurusan peringkat bawahan mempunyai lebih fleksibiliti untuk melaksanakan tugas mereka.

KESIMPULAN:

Dapatlah dirumuskan bahawa sterategi atau langkah yang dilaksanakan iaitu system MBS telah dapat memudahkan dan meningkatkan akauntibiliti para pengurus.  System itu untuk mencapai perbelanjaan seimbang (balanced budget) dan seerusnya membantu memperteguhkan lagi ekonomi Negara melalui agihan sumber yang lebih baik dan teratur.

Soalan 11:

 

KETEKUNAN MEMBAWA KEJAYAAN ADALAH SALAH SATU DARIPADA BEBERAPA NILAI DALAM TONGGAK 12 BERIKAN 10 CONTOH DALAM POSITIF INDIVIDU YANG MENCERMINKA N NILAI KETEKUNAN INI.

JAWAPAN:

Salah satu nilai dalam tonggak 12 ialah ketekunan membawa kejayaan.  Ketekunan bererti memberi tumpuan kepada sesuatu kerja hingga selesai dengan sempurna dan membawa kejayaan serta kecemerlangan kepada organisasi dan individu.

Peribadi sesorang ialah ‘the total personality’ wataknya, sikapnya perilakunya dan gaya membawa diri dalam pergaulan sesame insane.  Baik dirumahnya sendiri di dalam organisasinya dan di dalam masyarakat umum.  Pengalaman hidup biasanya membawa watak dan gelagat diri.  Sikap yang positif dan tekun membantu seseorang meningkatkan peribadinya ke tahap yang lebih tinggi.  Perilaku atau perkerti yang penuh adap dan sopan santun turut mewarnakan peribadi.  Sikap tekun, rajin, dan ertanggunjawab adalah antara nilai peribadi yang positif dan terpuji.

Kejayaan seseorang individu atau sesebuah organisasi ada kaitannya dengan sikap tekun dan berusaha gigih dalam menjalankan tugas yang dipertanggungjawabkan.  Setiap individu harus mengamalkan sikap tekun agar matlamat dan objektif sesebuah organisasi dapat di capai.  Ketekunan sama juga dengan tindakan bertanggunjawab yang sentiasa mendorong diri individu mementingkan tugas yang telah di amanahkan kepadanya.  Seseorang guru yang bertanggungjawab akan sentiasa berusaha menjalankan tugasnya dengan sempurna dan berkualiti.

Sepuluh contoh positif yang mencerminkan nilai ketekunan adalah seperti berikut ini masing-masing di huraikan bagi menjelaskan maksudnya.

1. Sanggup berkorban

Pada masa kini, beban tugas semakin bertambah bagi sesorang guru dan bukan hanya sekadar mengajar di dalam kelas malah sesorang guru turut mengendalikan aktiviti ko-kurikulum.  Oleh itu seorang guru mesti sanggup berkorban masa dan tenaga bagi menjayakan misi dan visi sekolah dan mengenepikan hal-hal peribadi semasa menjalankan tugasnya.

2. Bersemangat.

seorang pegawai perlu bersemangat tinggi dalam melaksanakan tugas yang diamanahkan kepadanya agar ia terdorong untuk menjayakan tugas dan tanggungjawab sehingga berhasil dan hasil yang berkualiti.

3. Cekal.

Seorang guru perlu cekal menghadapi kesulitan semasa melaksanakan tugas.  Sikap tersebut akan membantu meningkatkan kecekapan dan kecemerlangan membuat kerja.  Selain dari itu seseorang perlu membuat penyelesaian masalah dalam tugas dengan menyediakan pelan tindakan dan tempoh penyelesaian.

4. Gigih

Dalam menjalankan tugas yang penuh cabaran, seseorang pegawai harus mempunyai kegigihan dalam melaksanakan tugasnya agar kerja-kerja yang di amanahkan kepadanya walau banyak kekangan ia dapat menyiapkan dengan cemerlangnya dan juga berkualiti.

5. Rajin

Walaubagaimanapun, tidak dapat dinafikan bahawa sikap rajin dan berusaha akan dapat membantu seseorang individu memajukan diri dan mendapat kejayaan dalam apa jua bidang yang diceburi.  Pepatah Melayu berkata ‘Rajin membawa berkat’

6. Dedikasi.

Dedikasi adalah sikap yang tidak mudah putus asa.  Seseorang individu perlu setia pada tugas dan tanggungjawab yang diberi kepadanya dan melaksanakannya hingga mengeluarkan hasil.

7. Sabar.

Kesabaran adalah sesuatu sikap yang penuh disiplin.  Seseorang yang sabar dalam melaksanakan tugas boleh menyelesaikan masalah dengan sempurna dan teratur.  Kesabaran adalah sesuatu identity yang amat tinggi dan di segani oleh kelayak umum.

8. Berpandangan jauh.

Kakitangan yang tekun ialah kakitangan yang berpandangan jauh iaitu mempunyai wawasan atau visi yang boleh membawa kepada peningkatan kualiti kerja.

9. Tidak patah semangat.

seseorang yang tekun berusaha tidak patah semangat atau putus asa dalam melaksanakan sebarang tugasan walaupun mendapat pelbagai rintangan.

10. bercita-cita tinggi.

Amalan positif individu yang tekun ialah bercita-cita tinggi.  Seseorang kakitangan perlulah menerapkan cita-cita yang tinggi untuk masa depan organisasi atau jabatan serta kemajuan diri individu.

Kesimpulan.

Seseorang yang penuh disiplin diri adalah orang yang tekun, tidak mudah putus asa malah berkerja dengan hati terbuka.  Tugas yang dibuat dengan tekun berhasil dengan ikut masa yang ditetapkan, berkualiti, memuaskan semua pihak dan memenuhi piawaian.  Produk yang dihasilkan tidak ada yang rosak atau di bazirkan.  Maka itu adalah amat perlu semua pihak perlu melaksanakan bertanggungjawab dengan penuh tekun.